Project Management e la trasformazione digitale

La trasformazione digitale sta cambiando il modo di fare sport e di allenarsi, grazie a una serie di dispositivi entrati a far parte della nostra esperienza quotidiana. Se ti piace correre puoi usare cronometri con GPS e cardio-frequenzimetro, che misurano al metro quanto hai corso, a quale velocità media e di picco sei andato e, impostando una “zona” di allenamento, quante volte hai superato la soglia delle pulsazioni. Tutti questi dati finiscono in una piattaforma per essere elaborati e fornire report aggiornati sulle performance sportive e su come migliorarle.

Su cosa sia la trasformazione digitale si fanno convegni e tavole rotonde ma, al di là dell’hype del momento, è un processo iniziato da tempo. Da prima che Marc Andreessen scrivesse nel 2011 sul Wall Street Journal il suo famoso articolo “Why software is eating the world”, avvertendo che ben presto le più grandi aziende al mondo sarebbero state software company.

All’epoca, 3 delle 5 più grandi multinazionali per capitalizzazione erano compagnie petrolifere. Nel 2016 la profezia di Andreessen si era già avverata: le 5 più grandi compagnie al mondo erano Apple, Alphabet (Google), Microsoft, Amazon e Facebook.

Cosa ha a che fare tutto questo con i progetti e il ? Moltissimo. Se ricordi il nostro primo allenamento, oltre 1 anno fa, definimmo un progetto come un “insieme di azioni coordinate per realizzare un obiettivo specifico in un tempo definito”.

In pratica, i progetti si fanno per realizzare qualcosa di unico che prima non c’era: un prodotto, un servizio, un’esperienza per qualcuno. I progetti sono lo strumento principe del cambiamento. Qualsiasi cambiamento. Se il tuo status quo ti soddisfa, non hai nessuna necessità di avviare progetti.

Perciò, qualsiasi era di trasformazione è una vera e propria corsa all’oro per i progetti e per il Project Management. Proviamo ad allenarci per affontare meglio quella digitale.

Warm up

Come riassumere in tre parole l’impatto della trasformazione digitale sui progetti? Virtualizzazione, delocalizzazione e agilità.

Nel 2011 il software si stava “mangiando il mondo”. A 8 anni di distanza possiamo dire che se lo è ampiamente digerito, entrando in tutti i processi produttivi e di servizio. L’hardware resta indispensabile, ma è sempre più distante e nebuloso. I tuoi dati finiranno da qualche parte in una memoria a stato solido, ma non saprai mai dove. E’ il cloud bellezza.

Un’applicazione software in cloud è virtualizzata e delocalizzata. Il perimetro del tangibile si riduce a vantaggio dell’intangibile, mettendo in discussione quelle che Kant chiamava le “categorie a priori della percezione”: spazio e tempo. Attenzione però, virtuale o intangibile non vuol dire “meno reale”. Senza tirare in ballo Matrix, la maggior parte dei server che erogano i servizi del web sono “macchine virtuali”, cioè non computer fisici, ma simulazioni software di computer che “girano” dentro altri computer, come i nested dreams di Leonardo di Caprio in Inception.

Quei servizi web erogati da “computer simulati” ti consentono però di prenotare un viaggio su un treno di acciaio che corre su binari di acciaio, di acquistare oggetti, di iscriverti a un esame universitario. I soldi contanti sono diventati delle update in un database e tra poco saranno annotazioni immutabili in qualche blockchain, ma continueranno a consentirti l’acquisto di beni e servizi: cose da mangiare, vestiti da indossare, mezzi di trasporto da utilizzare.

Un progetto puoi vederlo come un insieme di processi: di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura. Questi processi, un tempo interamente analogici e “fisici”, si stanno virtualizzando e delocalizzando grazie all’iniezione di dosi sempre più massicce di software.

I deliverable intangibili sono delocalizzati, possono cioè essere spostati, copiati o trasmessi ovunque a costo praticamente nullo.

L’impatto non è solo sullo specifico progetto, ma anche sul contesto circostante. Ad esempio, se la tua azienda avvia un progetto di smart working , che grazie alla dematerializzazione dei documenti e meeting in videoconferenza ti consentirà di recarti in ufficio solo 2 o 3 giorni a settimana, ci sarà un impatto positivo anche su inquinamento e viabilità, tagliando decine di migliaia di tragitti in automobile ogni anno, tuoi e dei tuoi colleghi. Allora, in tema di sviluppo economico del territorio dove vivi, conviene di più investire nei lavori della quarta corsia per la tangenziale o nel cablare tutta la zona con la banda ultralarga?

I progetti, però, non cambiano solo per “come” si fanno le cose. L’effetto più importante è su “quanto velocemente” si fanno. Virtualizzazione e delocalizzazione accelerano le attività e comprimono i tempi di realizzazione.

Nei progetti completamente digitalizzabili, come quelli IT, l’orizzonte temporale è passato dagli anni ai mesi e oggi si ragiona in termini di settimane. Ma anche nei settori tradizionalmente “hard” intere fasi progettuali sono state fagocitate dal software, smaterializzandosi e rendendosi ubique.

Ad esempio, nel settore delle costruzioni l’applicazione sempre più intensiva di GIS (Geografic Information Systems) e di BIM (Building Information Modeling) ha modificato radicalmente il paradigma di progettazione tecnica, realizzata sviluppando un modello virtuale multidimensionale dell’edificio da costruire. Una sofisticata rappresentazione software dell’artefatto finale che consente di smontare e rimontare rapidamente i vari pezzi, adottando logiche di iterative e incrementali un tempo non possibili in quel tipo di progetti.

Questo ci fa arrivare al terzo hashtag: #agilità. Se il software velocizza attività e processi, devi essere più “” per governarli, pronto a considerare il cambiamento come una regola e non come eccezione. I piani sono fatti per essere cambiati in corsa, laddove vi sia la necessità.

Attenzione, non ti sto dicendo di improvvisare o navigare a vista. Nei nostri allenamenti abbiamo parlato spesso di pianificazione e di quanto sia importante per qualsiasi progetto. Ti sto solo suggerendo di distribuirla in modo diverso, di non concentrarla tutta all’inizio per poi limitarti a seguire pedissequamente un piano, ma di organizzare ad un livello più alto e generale i capisaldi del tuo progetto e, all’interno di questi, ritagliarti spazi di ripianificazione e adattamento. Se devi correre una maratona o giocare la partita che decide il campionato avrai il tuo piano tattico, ma devi essere pronto a rispondere alle situazioni che ti proporrà la gara.

Esercizi

Esercizo 1: virtualizza e delocalizza i tuoi processi di business

Puoi sperimentare la trasformazione digitale partendo da un piccolo progetto personale. Identifica un processo di tuo interesse, prendi carta e penna, disegnalo come diagramma di flusso e prova ad individuare gli step che, gestiti con supporto digitale, renderebbero il processo più efficace ed efficiente, magari sollevandoti da attività noiose e ripetitive.

Immagina di voler gestire la classifica sociale di un circolo di tennis, basata su un torneo che si svolge una volta all’anno e su “sfide” che un giocatore può lanciare ad un altro che lo preceda di non più di 5 posizioni in classifica. Se vince ne prende il posto, altrimenti retrocede di una posizione nel “ranking”.

La classifica è affissa nella segreteria del circolo su un tabellone, con cartellini che possono essere spostati nelle varie posizioni. Le sfide devono essere concordate in anticipo per determinare su base settimanale l’occupazione dei campi, tenendo conto delle altre attività del circolo. Di seguito un semplice diagramma di flusso del processo.

Lo step con cui si organizza la sfida, analogico, può essere digitalizzato in modo molto semplice usando ad esempio Whatsapp, con un “moderatore” che fa da garante. Quando “A” vuole sfidare “B” invia un messaggio privato al moderatore “Vorrei sfidare B”. Il moderatore verifica che ci siano le condizioni e crea una chat temporanea che comprende lui e i due sfidanti, per poter seguire l’evoluzione degli accordi fino alla disputa dell’incontro. Settimanalmente il moderatore invia alla segreteria del circolo il programma di gioco (match, date e orari). Una digitalizzazione più strutturata potrebbe prevedere una classifica accedibile da un’area riservata del sito web del circolo, tramite la quale prenotare le sfide e controllare i risultati.

Esercizio 2: sviluppa agilità

Lo scopo è quello di individuare un progetto o un’attività che normalmente pianificheresti in anticipo in modo completo e dettagliato, per provare a gestirli in modalità iterativa e incrementale. Ad esempio, non definire in anticipo l’intera schedulazione del tuo prossimo fine settimana (sabato mattina farò questo, sabato pomeriggio quest’altro, etc.) ma:

  1. Compila una lista (backlog) di cose che devi e/o ti piacerebbe fare nel week-end
  2. Ordina gli elementi della lista per priorità decrescente
  3. Suddividi il week-end in 4 iterazioni: sabato mattina, sabato pomeriggio, domenica mattina, domenica pomeriggio
  4. Sabato al risveglio, riesamina il backlog per confermare le priorità e scegli le prime N cose da fare che ritieni di poter completare entro l’ora di pranzo (sprint planning)
  5. A pranzo rilassati e mentre sorseggi il caffé rifletti (retrospective) su come è andata la mattina
  6. Riprendi il backlog con gli elementi residui, verifica se le priorità sono per te ancora le stesse o sono cambiate (es. potresti non aver più voglia di fare una certa cosa o semplicemente volerla rimandare dopo un’altra) e scegli quello che vuoi fare nel pomeriggio
  7. Stessa cosa per domenica mattina e domenica pomeriggio.

Al termine del week end dovresti essere riuscito a fare tutte le cose veramente importanti o che ti andava davvero di fare. Può darsi che alcune tu abbia deciso di rimandarle al prossimo week end anticipandone altre. L’agilità ti consente di attualizzare la decisione su cosa fare nella finestra di tempo immediatamente successiva, sulla base di informazioni aggiornate in funzione delle priorità del momento, pur nel quadro di una pianificazione complessiva (backlog) definita in anticipo.

Esercizio 3: studia

Lo so, sembra un cosa buttata lì che non c’entra niente e invece è la chiave di tutto. Per essere agile in un mondo in turbolenta trasformazione devi conoscere molte più cose e devi saperle applicare. E’ come disporre di una cassetta degli attrezzi più ricca di utensili. Se hai solo un martello ci metti poco a specializzarti e andrà bene finché l’unica cosa con cui hai a che fare sono i chiodi. Il problema è se tra 6 mesi i chiodi diventano viti…

Come fare in pratica? Ti propongo un programma di allenamento su lunga scadenza:

  1. Il primo giorno di ogni mese scegli un argomento nuovo di una materia che ti interessa. Se sei appassionato di Project Management potrebbe essere la gestione delle comunicazioni con il Team o le tecniche di monitoraggio e controllo di progetto
  2. Dedica 15 minuti di ogni giorno a leggere qualcosa di quell’argomento, navigando sul web hai l’imbarazzo della scelta. Se hai dei dubbi fatti consigliare da un amico che conosce già la materia e che possa indicarti del materiale dal quale partire. Salva riferimenti e documenti che consulti
  3. Il giorno 25 del mese comincia a scrivere una piccola relazione di 3 pagine sull’argomento di cui ti sei interessato, con l’obiettivo di divulgarlo a qualcuno che non ne sappia nulla
  4. Trova un familiare, un amico o un volontario che non conosca l’argomento a cui far leggere la tua relazione l’ultimo giorno del mese
  5. Il primo giorno del mese successivo ricomincia con un nuovo argomento…

Defaticamento e stretching

La trasformazione digitale è un insieme di cambiamenti di diverso tipo (tecnologici, organizzativi, sociali, manageriali) associata alla penetrazione capillare di applicazioni delle tecnologie digitali a tutti gli aspetti della società.

In particolare, l’utilizzo pervasivo del software in tutti i processi di business determina la progressiva virtualizzazione e delocalizzazione dei progetti e delle relative attività, aumentando la velocità di esecuzione e diminuendo i tempi di completamento.

Il cambiamento accelerato rende sempre più ristretto l’orizzonte temporale della pianificazione, diminuendo drasticamente la predicibilità di eventi e scenari. Il rassicurante approccio deterministico lascia il passo a quello agile e adattivo.

Se sei un Project Manager (e lo sei, anche se potresti ancora non esserne consapevole) non puoi limitarti al tuo perimetro di tecniche tradizionali e di strumenti con cui sei abituato a lavorare. Devi costantemente imparare cose nuove, perché la conoscenza è materiale ad alta deperibilità. Non c’è più una fase della vita dedicata alla e una dedicata al lavoro.

C’è un continuo impegno di studio, esplorazione e sperimentazione di cose nuove e diverse, riflettendo su link e collegamenti tra ambiti in apparenza alieni, se non incompatibili. Quelli bravi chiamano questa attitudine lifelong learning. Se ti sembra un approccio moderno sappi che risale a diversi secoli fa. L’abbiamo inventato in Italia e si chiamava Rinascimento. Una trasformazione sociale, culturale, artistica e filosofica dove l’intellettuale eccelleva in più campi e materie e dove l’obiettivo della formazione non era la sterile specializzazione verticale, ma l’eccellenza poliedrica.

Perciò, anche se si chiama “trasformazione digitale”, il modo per affrontarla al meglio te lo indica uno che di trasformazione e innovazione se ne intendeva: Leonardo Da Vinci, che poco più di 500 anni fa diceva La conoscenza di tutte le cose è possibile”.

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