Stampare meglio per stampare senza sprechi

Quando si pensa agli universitari come nativi digitali si ritiene che questi non diano più importanza alla carta e non la usino più, ma una Print2025 dice che gli utenti nella fascia di età 18-34 anni daranno sempre più importanza alla fruizione di documenti su carta. Anche per questa ragione le Università, nella trasformazione digitale dei propri processi, devono prendere in considerazione le esigenze dei diversi utenti per dare una giusta risposta.

Il caso dell’

L’Università di Brescia, nata nel 1982, presenta oggi 24 corsi di laurea e una popolazione studentesca attualmente costituita da circa 14.000 iscritti, capitanati da oltre 550 professori e ricercatori.

In ateneo erano disponibili complessivamente 1.225 periferiche di , visto che ogni dipartimento gestiva autonomamente il proprio parco macchine, sia dal punto di vista dell’acquisto e del rinnovo che dei costi di gestione annessi, come i materiali di consumo e l’assistenza.

Quali i problemi?

Oltre alla eterogeneità delle periferiche e a una gestione non ottimale delle stesse, l’obsolescenza delle tecnologie non consentiva sempre efficaci riparazioni in caso di guasto, con conseguente mancata garanzia dei livelli di performance attesi dagli utenti interni.

Oltre a questo, si avvertiva la necessità di incrementare gli standard di sicurezza e consentire agli studenti di effettuare stampe da mobile.

Quale la soluzione?

L’Università di Brescia, insieme al partner Centro C e Italia, ha implementato un servizio, Managed Print Services, che adotta una soluzione end-to-end per il Print e Document Management, permettendo la gestione di differenti tipi di utenti che potranno fruire di diversi servizi.

La nuova modalità di stampa permette la profilazione delle tipologie di utenti e delle funzionalità a essi associati, la gestione e il monitoraggio di tutti gli utenti e dei relativi flussi di stampa a seconda del profilo impostato, l’autenticazione sicura tramite badge di tecnologia RFID

utilizzabile su tutti i dispositivi Canon sia per il personale interno che per gli studenti e la creazione di un portale per attivare i servizi di stampa e di pagamento da tutti i dispositivi per tutti gli utenti temporanei e paganti all’interno dell’Ateneo.

I 3 principali vantaggi

  1. Monitoraggio, quindi risparmio. Il servizio consente un monitoraggio costante dei volumi e dei costi di stampa e dà pertanto la possibilità di sensibilizzare gli utenti sull’uso ottimale del servizio e sul contenimento degli sprechi. Si prevede che si potranno diminuire i volumi e i costi di circa il 30%.
  1. Migliore fruibilità. Anche grazie a video tutorial formativi, si è semplificato l’accesso al servizio da parte degli utenti e si è garantita la stampa ovunque e in qualsiasi momento.
  1. Meno device, migliore gestione. I dispositivi di stampa installati sono un quarto rispetto a prima, ovvero solo 300, gestiti dalla piattaforma uniFLOW e completamente integrati alla rete dell’università al fine di poter avere tutto sotto controllo. Questo a vantaggio non solo della gestione ma della gestione sicura, ritenuta una delle priorità della PA.

“L’implementazione delle nuove soluzioni all’interno dell’ateneo – afferma Andrea Angelo Marinoni dell’Università di Brescia – è stata accolta in modo diverso tra i gruppi di utenti che accedono servizi di stampa. Nella fase iniziale di attivazione del progetto, il sentimento verso il cambiamento si è manifestato in diverse modalità, in base alle abitudini e competenze di ciascuno. Da un lato per il corpo docente, abituato a gestire autonomamente i propri device di stampa, è stato più difficoltoso adattarsi alla condivisione dell’infrastruttura di stampa. L’università è infatti un’organizzazione complessa, in cui non è facile porre delle politiche e delle direttive alla stregua di un’azienda, proprio per l’autonomia riservata al corpo docenti.

Diverso è stato invece il modo di recepire questo cambiamento da parte del personale tecnico e amministrativo, che di buon grado ha accolto la nuova modalità di stampa. Allo stesso modo anche gli studenti hanno apprezzato la nuova gestione del servizio, che ha messo a loro disposizione la possibilità di stampare in ogni area dell’ateneo, offrendo al tempo stesso un certo numero di stampe incluse nel servizio universitario. Nel tempo i vantaggi intrinsechi al nuovo servizio hanno soddisfatto tutti i fruitori della nuova infrastruttura di stampa. Allo steso modo l’Università ha raggiunto un elevato grado di controllo e monitoraggio del servizio, rispetto alla gestione dei costi e al controllo degli sprechi”.

 

 

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