Di documenti, carta e digital transformation

La Digital Trasformation sta cambiando in maniera importante il nostro modo di lavorare e – ancora di più – i processi che impattano sulla nostra operatività. Questo è innegabile. E, se è vero che la maggior parte dei servizi/applicazioni che ci occorrono sono normalmente diventati disponibili in , parallelamente l’uso della carta rimane – per molti processi – un elemento di cruciale importanza.

Il problema vero è che la stampa di un documento o la sua condivisione, è oggi inserito in processi automatizzati che coinvolgono diverse persone, diversi punti di controllo e che si intrecciano con i temi della sicurezza, dal GDPR a molto altro.

Per trovare, accedere e stampare un documento, l’utente deve essere riconosciuto dal sistema, autenticato, deve avere i giusti permessi.

E’ cambiato pertanto il paradigma in cui si inserisce il concetto di stampa che è diventata uno dei punti del processo di gestione dei documenti e delle informazioni che ha ricadute significative su vari scenari.

La consultazione e la stampa di un documento, oggi, hanno un impatto importante sui processi; molti sono gli elementi che vanno tenuti sotto controllo: il dispositivo di stampa, le modalità di memorizzazione del documento, l’accesso (anche fisico a volte) al dispositivo, la sicurezza del documento e la sua riproduzione o cancellazione – solo per fare qualche esempio – tutto in linea con compliance e policy aziendali.

In pratica il device “stampante” è diventato a tutti gli effetti un endpoint del digital workplace; l’avvento del cloud, che poteva rappresentare la fine del documento stampato, ne ha invece riscritto le regole, abilitando e promuovendo il device di stampa a uno dei punti essenziali del processo.

Le aziende di printing hanno rimodellato il loro business, affiancando clienti e processi con nuove tecnologie integrate nel nuovo scenario. Il concetto di MCSManaged Content Services – è diventato un elemento fondante della gestione del printing.

Come per ogni altro endpoint l’utente si aspetta semplicità d’uso, utilizzo in mobilità e da qualunque device, sempre nel rispetto delle regole e della integrazione con altri dispositivi.

Come per ogni altro asset l’azienda si aspetta un rimodellamento dell’offerta, che non può più essere solo l’acquisto di una stampante, ma che si è profondamente modificato trasformandosi un modello di acquisto pay per use comprensivo di tutti i servizi accessori che ne garantiscono funzionamento, performance e rispetto dell’ambiente. In pratica si è passati dalla vendita di un prodotto alla fornitura di un servizio gestito, dove la parte di servizio ha il peso più importante nelle decisioni d’acquisto.

Il documento – attraverso la corretta gestione dei – diventa finalmente fruibile in una molteplicità di modi: le stampanti cambiano pelle, diventano veri centri nevralgici, dotate di intelligenza e software di gestione capace di integrarsi con i sistemi già presenti in azienda e ne arricchiscono il modello di distribuzione, garantendo la possibilità di gestire automatismi e controlli.

Il processo di stampa si è velocemente spostato dall’offerta di sistemi di stampa alle soluzioni di stampa gestita (MPS) e di gestione dei contenuti, con non pochi impatti sia sulla filiera della produzione che su quella della integrazione con in progetti aziendali.

Grazie servizi gestiti il modello del printing oggi ha elaborato ecosistemi software di riferimento assolutamente pervasivi e utilizzati in azienda, permettendo non solo l’aumento della digitalizzazione del documento, ma anche un suo utilizzo più coerente con i nuovi processi.

Una nuova sfida è aperta: le stampanti devono essere sempre più performanti per portare valore in azienda, ma sono pensate per un print sharing che integri sicurezza e getti uno sguardo al futuro fatto sempre più di e Intelligenza Artificiale.

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