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Maturità 2018: affrontare l’esame come un progetto

La scheda di allenamento progettuale di oggi è per voi millenial, che tra poco meno di 3 mesi affronterete un’esperienza che molti miei coetanei, ad oltre 30 anni di distanza, ricordano ancora come un vero e proprio incubo: l’esame di , di cui il MIUR ha reso note le date da qualche giorno, con la prima prova scritta prevista il 20 giugno prossimo venturo.

Qualsiasi percorso di studio può rivelarsi arduo e impegnativo e le verifiche, anche una semplice interrogazione programmata, dei veri e propri traumi. Fino a quando non scopri di essere un Project Manager e che la preparazione di un esame o, più in generale, di un test di qualsiasi tipo è tecnicamente un progetto: esegui attività – lettura, memorizzazione e apprendimento di concetti e contenuti – con un obiettivo specifico (superare un test di valutazione, in questo caso l’esame di maturità) – entro un dato termine di tempo.

Non preoccuparti se non sai cosa sia il . Lo so che a scuola non te ne hanno mai parlato, anche se avrebbero dovuto, perché si sente dire spesso di come la scuola dovrebbe insegnarti a studiare e non solo limitarsi a trasferirti dei contenuti, per quanto interessanti. Ecco, credo che anche con una sola ora di “educazione progettuale” a settimana impareresti a studiare meglio, capiresti come organizzarti e pianificare i tuoi impegni in modo più efficace e saresti facilmente in grado di verificare in autonomia il progresso della tua preparazione in modo oggettivo.

Per non partire proprio da zero, in attesa della riforma che introdurrà il Project Management nelle scuole (svegliatemi con un pizzicotto quando accadrà), ti consiglio di leggere rapidamente qualcuna delle schede progettuali pubblicate in questi mesi su Tech, per familiarizzare con i concetti principali.

Hai poco meno di 3 mesi per fare del tuo esame di maturità un progetto di successo. Cominciamo ad allenarci?

Warm up

Le date dell’esame di maturità sono fisse e definite esternamente, quindi la variabile critica è il tempo. Qui la psicologia gioca un ruolo importante, perché noi umani cerchiamo sempre di procrastinare, di rimandare. Se abbiamo tempo per fare qualcosa tendiamo a non sfruttarlo mai appieno.

All’inizio l’esame ti sembrerà lontano e ragionerai dicendo “beh, tanto mancano ancora 3 mesi…”, poi, passate due settimane ti dirai “beh, mancano ancora 2 mesi e mezzo…” e così via, fino a quando, svegliandoti una mattina, diventerà improvvisamente “oddio, mancano solo 2 settimane all’esame!!!”

A quel punto ti butti a studiare come un pazzo giorno e notte, col risultato di arrivare alla prova come uno zombie di State of Decay 2 (che sta per uscire, ma di sicuro lo saprai già..), del tutto esausto e rimbambito, diminuendo così drasticamente le possibilità di successo. Sarebbe come se Bolt per 3 anni e mezzo se ne fosse rimasto a bere birra sulla spiaggia di Kingston e avesse cominciato ad allenarsi solo 6 mesi prima delle Olimpiadi. L’allenamento mentale e intellettuale, come quello fisico, ha bisogno di sedimentazione e continui richiami per produrre risultati.

Eppure fai così, spesso rimandi e non a caso questa viene chiamata “sindrome dello studente”. Fu definita così per la prima volta da Eliyahu Goldratt, guru del business management. Secondo Goldratt, ogni volta che abbiamo un compito, il nostro cervello cerca automaticamente la deadline, cioè l’ultimo momento utile per iniziare l’attività.

L’altra faccia della medaglia è la cosiddetta Legge di Parkinson, nulla a che vedere col terribile morbo, secondo la quale un “lavoro si espande per occupare tutto il tempo che abbiamo a disposizione per il suo completamento”.

Il signor Parkinson l’aveva teorizzata per spiegare la crescita della burocrazia all’interno di un’organizzazione, indipendentemente da qualsiasi variazione dell’ammontare di lavoro da svolgere.

Dai ad un gruppo di persone degli argomenti che non richiedano più di mezz’ora per essere discussi e una sala riunioni prenotata per 3 ore e loro parleranno per 3 ore.

Dal punto di vista della gestione dei tempi, sindrome dello studente e legge di Parkinson sono in combutta tra loro. Per la sindrome dello studente, tenderai a rimandare il compito avviando le attività in modo blando per poi focalizzarti bene su di esse solo nell’ultimo periodo. Così facendo finirai però col consumare tutto il periodo a tua disposizione per ciò che devi svolgere (legge di Parkinson) anche quando non necessario.

Eccoti quindi 4 allenamenti specifici su come sviluppare una corretta gestione dei tempi e preparare serenamente la tua maturità.

Esercizi

Esercizio N.1. Identifica il perimetro di quello che devi fare, noi Project Manager lo chiamiamo “scope” o “ambito”. Nel caso del tuo esame è facile. Parti dalle materie e dal programma di studio (se non lo conosci vuol dire che già in partenza non sai cosa devi fare, quindi hai un problema più grande…). Compila una lista con due colonne: nella prima ci metti l’argomento/concetto/tematica che dovrai conoscere, eventualmente raggruppando per materia, la seconda indica la dimensione dell’argomento, ad esempio in numero di pagine, che in base alla tua esperienza potrai trasformare in ore equivalenti di studio.

Esercizio N.2. Valuta lo stato attuale all’interno del perimetro: fai una fotografia onesta del tuo attuale livello di preparazione argomento per argomento, quindi aggiungi alla lista di prima una terza colonna dove inserirai la percentuale di conoscenza che senti di avere dell’argomento.

100% significa conoscenza perfetta, che può richiedere solo una rapida rilettura finale.

0% significa che non ne sai nulla e devi studiarlo da zero.

Ti dò un consiglio: utilizza un insieme limitato di valori percentuali. Tipo 25%, 50%, 75%, 100%. Perché, fidati, nemmeno un fenomeno può stabilire con precisione che la sua conoscenza di un argomento sia del 65% piuttosto che del 70%.

Aggiungi ora una quarta colonna, dove ti calcoli “quanto lavoro devi ancora fare” su ciascun argomento. E’ semplicemente il prodotto della dimensione dell’argomento moltiplicato la differenza tra “100 – la % percentuale di conoscenza”. Ad esempio, per un argomento di 10 pagine di cui hai valutato di conoscere il 60% significa dover studiare ancora il 40%, cioè l’equivalente di 4 pagine. E’ chiaramente un’approssimazione, le pagine non sono tutte uguali e non pesano allo stesso modo, ma intanto ti sei dato un criterio di misura.

Esercizio N.3. Definisci le priorità: sarai vincolato al fatto che alcuni argomenti sono propedeutici ad altri, quindi dovrai per forza affrontarli per primi, mentre per gli altri ne devi valutare l’importanza relativa ordinando la lista in base alla loro priorità. Per esempio, puoi scaricarti da internet tutte le prove scritte della maturità degli ultimi 5 anni, per valutare quali argomenti sono usciti di recente che difficilmente potrebbero riproporsi anche quest’anno. Occhio, non ti sto dicendo di non studiarli, magari te li chiedono all’orale, però in prima battuta potresti dargli una priorità più bassa.

Ok, a questo punto la situazione è quella della figura seguente. Ti sei ricavato nella tua lista “quanto lavoro devi fare e in che ordine di priorità”. E adesso l’ultimo step: il piano di lavoro.


Esercizio N.4, Pianifica lo studio dividendo il tempo a disposizione in intervalli di durata costante: quelli bravi chiamano questa tecnica “timeboxing”, cioè qualcosa come “scatole di tempo”. Facciamo un caso pratico, supponiamo di essere all’inizio di Aprile e che manchino 2 mesi e mezzo alla maturità. Non guardare all’intero periodo, della serie “vabbé, tanto mancano 2 mesi e mezzo…” se no ricadi nella sindrome dello studente. Comincia col pensare che mancano 10 settimane. E’ la stessa cosa di 2 mesi e mezzo, ma l’unità di misura più piccola ti aiuterà ad isolare un perimetro parziale più gestibile. E poi parlare di settimane e non di mesi ti farà sembrare il tempo a disposizione di meno, così non ti adagi…

Quindi hai 10 scatole della dimensione di una settimana. Comincia a riempire la prima mettendoci “dentro” tutti gli argomenti che ragionevolmente pensi di poter studiare o completare, seguendo l’ordine di priorità della tua lista.


E tutto il resto del lavoro? Fidati, preoccupati solo della prima scatola e pensa a riempire quella. E’ inutile che pianifichi troppo a lungo termine. Da qui a 1 mese possono cambiare molte cose. Testa bassa, studia e al termine della settimana verifica di avere completato tutto quello che avevi messo dentro la scatola. Se ci sei riuscito, bene. Se qualcosa è rimasto fuori, te lo porti nella scatola della settimana successiva.

Ripeti il procedimento. All’inizio di ogni settimana riempi la scatola, iniziando con quello che ti è avanzato dalla settimana precedente e poi la completi aggiungendo argomenti dalla tua lista seguendo sempre l’ordine di priorità. Così hai la possibilità di verificare fino all’ultimo momento utile se le priorità di quello che ti rimane da fare sono rimaste le stesse o convenga cambiare l’ordine di qualcosa (quelli bravi lo chiamano “principio di late decision”).

E via andare, continui così per tutte e 10 le settimane. A questo punto ci sono due possibilità:

La prima è che la capienza complessiva delle “scatole di tempo” fosse sufficiente a contenere tutto il lavoro da fare. Ottimo. Ti presenterai all’esame preparato al 100% e senza lacune.

La seconda è che le 10 scatole non fossero sufficienti a contenere tutto il lavoro. In questo caso andrai all’esame preparato al 75%, all’80%, all’85%, secondo quanto riesci. Però, siccome all’inizio di ogni settimana hai riempito la scatola con quello che in quel momento era prioritario, alla fine ciò che rimane fuori sara’ il 15% , 20% o 25% delle cose meno importanti.

Così facendo ti porti a casa due vantaggi.

  • Preparerai l’esame capitalizzando al meglio il tempo a disposizione e, se proprio devi lasciare fuori qualcosa, saranno gli argomenti a priorità più bassa.
  • Potrai scrivere nel tuo profilo Linkedin (non dirmi che a 18 anni ancora non ne hai uno!) che anche se hai appena fatto la maturità conosci e hai esperienza di applicazione di Agile Project Management e del metodo Scrum.

Cos’è il metodo Scrum? Praticamente quello che ti ho appena descritto. La tua lista prioritizzata di argomenti da studiare si chiama Product Backlog, la stima di ogni argomento viene fatta con una metrica che potremmo chiamare “page point” e le scatole temporali da una settimana si chiamano Sprint. Si tratta di un’applicazione limite perché Scrum è pensato per far lavorare bene un team e qui il team sei solo tu, però se te lo avessi detto prima ti saresti impressionato…

Defaticamento e Stretching

Preparare un esame o un test di valutazione, che si tratti della maturità, di un esame universitario o di una prova di certificazione professionale, è a tutti gli effetti un progetto e come tale dovrebbe essere affrontato.

Ragazzi e ragazze sono bombardati di materie, nozioni e concetti e le riforme dell’istruzione degli ultimi anni avevano l’obiettivo dichiarato di formare giovani pronti per essere inseriti il prima possibile nel mondo del lavoro. Non è però con la iperspecializzazione verticale o con il taglio delle durate dei percorsi universitari che si raggiungono questi obiettivi. La cosa probabilmente più importante è “saper studiare”, inteso come sapersi organizzare, saper valutare le risorse a propria disposizione pianificando azioni e interventi, capire quando possiamo fare tutto da soli o ci serve l’aiuto di qualcuno dall’esterno, valutare la sostenibilità di un obiettivo ed essere in grado di misurare i propri progressi per attuare eventualmente azioni correttive.

Guarda caso, questo “saper studiare” somiglia dannatamente al “saper lavorare” o, se preferite, al “saper portare avanti qualsiasi tipo di iniziativa” e il Project Management ci aiuta con una serie di strumenti, tecniche e pratiche molto utili per valutare il perimetro, definire le priorità e organizzare l’impiego delle risorse disponibili. Sarebbe bello se nella prossima riforma dell’istruzione ci fosse spazio per quell’ora di educazione progettuale a settimana, o per l’introduzione di un corso base di Project Management in tutte le facoltà universitarie, se davvero vogliamo fare un favore a chi studia oggi e dovrà lavorare domani (e all’azienda che lo assumerà).

Marco Caressa

Marco Caressa

Ingegnere nucleare ceduto a titolo definitivo all’informatica. 25 anni di coding, progettazione, ricerca e management ICT in Engineering Ingegneria Informatica. Attualmente si occupa di ingegneria dell’offerta, attraverso la proposizione di soluzioni architetturali e tecnologiche innovative sulle diverse aree di mercato. PMP®, PMI-ACP®, appassionato di Project Management tradizionale e “agile”. Blogger, trainer, mentor e coach per la preparazione alla certificazione PMP. È intervenuto in diversi eventi formativi e webinar di settore per la Scuola di IT & Management di Engineering, per il Project Management Institute e per la LUISS University.

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