Beyond Document Management

Digital Transformation Vs Carta

La maggior parte delle aziende è ancora carta-dipendente, nonostante si ritenga che i processi analogici, non digitalizzati, spesso siano causa di inefficienze, ostacolino la produttività e aumentino i costi. Questo quanto emerge da una recente ricerca di Quocirca su 200 aziende con 500 o più dipendenti nelle aree di Regno Unito, Francia, Germania e Stati Uniti.

Oltre l’80% degli intervistati, secondo il rapporto, ritiene che l’aumento dell’efficienza dei processi aziendali e l’abbattimento dei costi rappresentino leve importanti per la che, per i quasi due terzi, ha iniziato a modificare i processi aziendali. Quasi il 70% riconosce alla digitalizzazione un ruolo strategico nello sviluppo futuro, in particolare nella gestione documentale, per la quale si potrebbe favorire lo sviluppo di un ambiente di lavoro collaborativo grazie all’accesso condiviso e rapido alle informazioni.

Quale il mercato delle soluzioni documentali “digitali”?

Secondo IDC, nel periodo 2016-2021, le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale prevedono una crescita pari a 505,4 milioni di dollari nel 2016, che diventa pari a 609,8 milioni di dollari nel 2021 (+3,8%). Il mercato globale BPS e MPDS è cresciuto complessivamente del 5% nel 2016 rispetto all’anno precedente ma, mentre il segmento di grandi imprese (con 1.000 o più dipendenti) presenta un mercato praticamente saturo, cresce la domanda da parte di aziende con meno di 1.000 dipendenti, che rappresentano il 99% delle organizzazioni europee occidentali.

IDC: entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale

Nel 2016, il 39% dei ricavi derivante dalla digitalizzazione dei processi documentali dovrebbe arrivare da  imprese con un numero di dipendenti compreso tra 500 e 1.000, con una crescita del 5,7% nei prossimi anni fino al 2021.

I ricavi derivanti dalla trasformazione digitale dei processi cartacei delle aziende con un numero di addetti tra i 100 e i 500 cresceranno anche di più, raggiungendo da qui al 2021 un + 7,7%.

Di cosa hanno bisogno le aziende che decidono di ridurre la carta?

Le imprese, secondo IDC, dopo aver adottato soluzioni digitali con l’obiettivo di raggiungere un maggiore controllo di costi e quindi di efficienza, stanno ora cercando sempre più di ottimizzare i processi di workflow e i servizi documentali ad alto valore.

In particolare uno dei segmenti sui quali anche le PMI si stanno orientando è quello riferito allo sviluppo di soluzioni cloud, che consentono e promuovono il miglioramento dei processi, l’aumento dell’efficienza operativa, il miglioramento dei servizi per i clienti, il miglior controllo dell’accesso all’informazione e la sicurezza dei contenuti.

Altro driver chiave, secondo IDC, quello legato a soluzioni basate su tecnologie emergenti scalabili,  flessibili e a prezzi contenuti, che facilitino la riduzione della carta in favore del digitale e favoriscano l’automazione dei flussi di lavoro.

Il ritmo sostenuto di sviluppo tecnologico sta accelerando e questo porta sempre di più le aziende (soprattutto di piccole e medie dimensioni, che non hanno al proprio interno professionalità da poter utilizzare in questo settore) a rivolgersi a fornitori esterni in grado di offrire le competenze e le conoscenze che mancano.

Nel passaggio epocale di integrazione fra carta a digitale diventa essenziale le la capacità di ricercare e analizzare le informazioni utilizzando potenti funzionalità di ricerca e analisi.

“Nell’era della digitalizzazione – afferma Maurizio Basile, Document Solutions Director di Canon Italia – il documento e, con esso, la forma del suo contenuto cambiano per favorire la trasmissione delle informazioni all’interno dei processi aziendali. Questa evoluzione permette una più efficace integrazione dell’informazione, rendendo disponibili grandi quantità di dati in maniera semplificata. L’interazione del documento cartaceo con la gestione digitale, in particolar modo nelle realtà di piccole e medie dimensioni, si trasforma grazie ai Managed Print Services (MPS). I servizi di stampa gestiti permettono, infatti, di governare in modo più efficiente l’operatività di tutte le risorse di stampa installate all’interno dell’organizzazione, oltre a ridurre i costi di gestione.
Raggiunto questo importante primo traguardo, il passaggio successivo verso la Digital Transformation richiede la costruzione di una strategia aziendale per la gestione dei contenuti; è in questo contesto che si affermano i Managed Content Services (MCS). La capacità di razionalizzare, semplificare e ottimizzare la condivisione delle informazioni e la comunicazione interna diventa uno strumento centrale per favorire la collaborazione delle risorse. In quest’ottica i dispositivi di stampa si trasformano in Hub di Informazione, capaci di gestire l’intero ciclo di vita dei contenuti. Canon si propone di supportare le aziende che intraprendono la strada della trasformazione digitale, mettendo a disposizione le proprie competenze tecnologiche nonché la profonda conoscenza dei processi aziendali maturata in anni di esperienza. L’obiettivo è quello di promuovere la crescita del business dei nostri clienti con il supporto di una rete di Partner certificati sul tutto il territorio Italiano”.

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