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Email documento informatico sottoscritto con firma semplice?

Quante volte è capitato di sentire le persone affermare che l’ è un sottoscritto con firma semplice? Proviamo a ragionarci un attimo prima di dare una risposta, andando ad analizzare la sentenza n. 14716/2011, confermata con sentenza n. 11402/2016, emessa dal Tribunale di Milano.

Nell’ultima sentenza si legge che: …. In realtà si tratta di posta elettronica spedita all’indirizzo della società di parte attrice e quindi poiché in forma dell’art. 46 del regolamento EIdas a un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimento giudiziale per il solo motivo della sua forma elettronica, l’argomento della carenza di sottoscrizione, connaturato ai documenti informatici, non può essere considerata…”

Tuttavia ciò non basta a determinarne il valore giuridico della semplice mail posto che, ad oggi, due sono le tesi contrastanti: da un lato c’è chi considera la mail, come un semplice documento privo di firma, dall’altro come un documento sottoscritto con firma semplice.

Mail: documento informatico privo di firma

Il primo orientamento considera la mail un semplice documento privo di firma in quanto nessuna garanzia va attribuita alla paternità certa e chiara del soggetto mittente.

Invero, secondo una tesi minoritaria, le semplici credenziali di accesso (utente e password), non basterebbero a identificare l’autenticità del messaggio di posta, in quanto in generale un documento privo di firma va letto nella misura determinata dal legislatore all’art. 2712 c.c., secondo cui: “le riproduzioni fotografiche, informatiche (2) o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose (3) formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime”.

Mail: documento informatico sottoscritto con firma semplice

Il secondo orientamento, invece, ritiene che l’email è da considerarsi come un documento sottoscritto con firma semplice, in considerazione dell’autenticità e paternità del soggetto mittente, in virtù del principio di cui all’art. 20 co. 1 bis e 21 del Codice di Amministrazione Digitale.

La tesi maggioritaria ritiene,infatti, che l’email, seppur con semplice autenticazione, ha validità giuridica, in quanto l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Pertanto, il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica semplice, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio tenuto conto delle caratteristiche oggettive di cui sopra.

Tale tesi maggioritaria viene confermata con sentenza n. 11406/2016, dove il Giudice deduce che: “…è pur vero ciò che eccepisce parte attrice nel decreto ingiuntivo ovvero che si tratti di caratteri facilmente modificabili, ad opera di chiunque avesse accesso alla casella di posta o anche successivamente, ma la parte attrice non ipotizza concretamente che questa modifica possa essere intervenuta e soprattutto nell’ambito complessivo delle risultanze processuali quella lettera appare pienamente confermata dalle testimonianze….”

Che cosa è un documento informatico?

Al fine di individuare la validità o meno dell’email come documento informatico sottoscritto o meno con firma semplice, occorre innanzitutto volgere l’attenzione sulla locuzione di documento informatico in generale.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale, modificato con D.lgs. 179/2016, indica il documento informatico come il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, a fronte di quanto già espressamente rappresentato nel D.lgs. 82/2005 secondo cui il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Le cose in realtà non sembrano cambiate. Il concetto di documento informatico identificato nel nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale amplia l’ambito d’individuazione del documento in quanto riferito a qualsiasi documento che sia di natura elettronica che contenga la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevante.

La rappresentazione del documento informatico di cui al D.lgs. 179/2016 è stata individuata dal legislatore con particolare riferimento al Regolamento EIdas 910/2014, secondo cui il «documento elettronico» è qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.

Tuttavia ciò non basta a determinarne, però, il semplice valore giuridico della mail, considerato che seppur rientrante nella definizione di documento informatico, nulla specifica che si tratti effettivamente di documento sottoscritto con firma.

Mail vs. PEC

Essendo l’email priva di gestore autorizzato al servizio, ovvero di colui che certifica e ne attesta la corrispondenza dell’invio con firma e data opponibile a terzi, proprio come la Posta Elettronica Certificata, non può del tutto essere considerata immodificabile.

In realtà, manca del tutto la certezza di invio da parte del mittente e quindi dell’autore del messaggio di posta. È priva di qualsiasi livello di sicurezza sulla veridicità del soggetto/mittente e dell’oggetto/contenuto.

Tale aspetto va confermato in relazione alla determinazione che l’email è del tutto priva di qualsivoglia sottoscrizione e che per tale ragione la mail semplice va considerata come un semplice mezzo di comunicazione privo di validità giuridica.

In conclusione, il riconoscimento che l’email non possa e non debba essere considerata un documento sottoscritto con firma semplice, la si desume dalle rilevanze sopra esposte.

In effetti, la differenza esistente con la PEC rende tale asserzione forte: la PEC, grazie al gestore del servizio PEC, certifica sia la provenienza e quindi l’autenticità del mittente sia la data certa dell’invio; la mail non può dare evidenza di tutto questo.

Nicola Savino

Nicola Savino

Esperto nazionale per la conservazione sostituiva, digitale e fatturazione elettronica. La digitalizzazione è diventata il suo lavoro ma soprattutto la sua passione, come dimostra il Blog www.nicolasavino.com a cui dedica tempo e risorse per divulgare i vantaggi della dematerializzazione e della digitalizzazione. autore di diversi Libri Saggi e Articoli sulla digitalizzazione a norma di legge dei processi di business. Il suo motto è È più importante dematerializzare i processi che i documenti

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