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Diario della migrazione: giorno 5, definire il formato per lo scambio dei documenti

Parlare di openness e libertà digitale in PA significa non solo parlare di programmi open source, ma focalizzare l’attenzione sul concetto di formato aperto standard, che consente di eliminare il lock-in da fornitore e da software. É il caso per esempio del formato , Open Document Format, uno aperto basato su una versione XML pubblicamente accessibile ed implementabile, conforme alla ISO/IEC 26300 e dal 2007 divenuto italiano con la sigla UNI CEI ISO/IEC 26300. Adottato anche dal Regno Unito come dei documenti per la Pubblica Amministrazione, garantisce interoperabilità e leggibilità nel tempo del prezioso patrimonio documentale di cui dispone la PA. Ed è per queste ragioni che la Difesa italiana lo ha adottato come suo per lo scambio di documenti.

Con la pubblicazione di una direttiva interna la Difesa non ha solo spiegato le ragioni dell’adozione di tale formato, ma ha contestualmente definito alcune regole per la corretta produzione dei documenti da scambiare oltre che per la scelta del tipo di carattere, visto che non tutte le font sono libere da diritti (tanto per fare un esempio una delle più utilizzate in quanto font di default in Office, Calibri, si può usare soltanto se si è in possesso di una licenza del prodotto).

Quali le ragioni dell’adozione di uno standard aperto?

Nell’ottica di efficientamento dell’azione amministrativa e di ricerca di economie di scala – si legge nella parte introduttiva – la Difesa si sta orientando all’adozione, in alcuni settori, di software aperto, non legato a licenze proprietarie che comportano il pagamento di canoni fissi…In un’ottica di lungo periodo, l’importanza dell’utilizzo di formati aperti assume particolare rilevanza anche a fronte del processo di dematerializzazione attualmente in atto”.

Come a dire, visto che la maggior parte dei documenti oggi nasce (e forse non morirà neppure) digitale, è necessario utilizzare formati di salvataggio che ne consentano l’accesso senza vincoli nel lungo periodo. E quando si parla di vincoli, ci si riferisce al fornitore del software tramite il quale il documento è prodotto e al software deputato alla produzione (libero o proprietario che sia).

Questo concetto del resto è ripreso da una delle definizioni più chiare di formato aperto, ovvero quella di Bruce Perens, che fissa sei requisiti fondamentali per l’individuazione di uno standard aperto: disponibilità, massimizzazione della possibilità di scelta dell’utente finale, nessuna royalty da versare per l’implementazione dello standard, nessuna discriminazione verso gli operatori impegnati ad implementare lo standard, estensibilità o scomponibilità in sottoinsiemi, assenza di pratiche predatorie. Requisiti fondamentali se pensiamo all’importanza che oggi rivestono i documenti digitali.

L’obiettivo della presente direttiva – si legge nel documento – è quello di assicurare l’indipendenza dalle piattaforme tecnologiche, l’interoperabilità tra sistemi informatici, la durata nel tempo dei dati in termini di accesso e di leggibilità”. Semplice, efficace e molto di buon senso. Forse troppo visto che altre Pubbliche Amministrazioni non prendono neppure in considerazione il problema, spesso confondendo uno standard de facto con uno standard de jure.

Cosa si fa nel giorno quinto di migrazione?

Si definiscono i formati di scambio dei documenti.

Così come riportato nella direttiva della Difesa occorre stabilire i formati di salvataggio dei documenti in ingresso e in uscita. Nel caso specifico, la direttiva stabilisce che “documenti che non necessitano di essere modificati dall’utente (es. delibere, determine, bandi, regolamenti), dove è necessario preservare anche l’aspetto grafico e l’impaginazione” sono salvati nel formato PDF/A, idoneo anche all’archiviazione a lungo termine; “documenti che l’utente deve poter compilare ovvero modificare, ad esempio facsimili di dichiarazioni o moduli di domanda” e “documenti salvati nei formati previsti dalla precedente direttiva (.rtf)” dovranno essere salvati tutti in ODF.

E i documenti che arrivano dall’esterno? In questo caso la direttiva dice che nel caso di “documenti salvati in formati diversi da quanto normato, si dovrà procedere con la loro conversione digitale/digitale, ai sensi di quanto previsto dall’art. 23-bis del CAD, per il successivo utilizzo ed eventuale protocollazione e conservazione, avendo cura, ove previsto dalle norme in vigore, di preservare l’originale informatico”.

Insomma una direttiva da archiviare su cose buone fatte in PA per poterla riusare e non solo ammirare.

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Sonia Montegiove

Sonia Montegiove

Responsabile editoriale di Tech Economy.
Presidente dell’Associazione LibreItalia, è analista programmatore e formatore. È giornalista per passione ed è entrata a far parte della redazione di Girl Geek Life , convinta che le donne possano essere avvicinate alle nuove tecnologie scrivendo in modo chiaro e selezionando le notizie nel modo giusto.

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