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Smart Working in PA: l’esperienza Inail

Oggi anche la Pubblica Amministrazione si trova ad operare in sistemi socio-economici complessi: la società globalizzata è interessata, infatti, da una serie di innovazioni che hanno permeato a tal punto le abitudini e gli stili di vita degli individui da rendersi inscindibili dall’approccio che questi hanno con la realtà lavorativa e, conseguentemente, con la loro soddisfazione professionale. Nello specifico i confini di spazio e tempo dedicati al lavoro vanno progressivamente svanendo, anche e soprattutto grazie alle sempre più disponibili tecnologie che abilitano la comunicazione e la collaborazione. Al tempo stesso si sviluppano spazi di lavoro non convenzionali, volti a favorire cooperazione tra lavoratori e a potenziare la loro capacità di concentrarsi. La presenza fisica nel luogo di lavoro non è più indispensabile, lasciando spazio all’ubiquità e alla mobilità del lavoratore, che ricerca e richiede oggi tempi, luoghi e strumenti di lavoro flessibili.

, perchè?

Lo Smart working è una filosofia di lavoro tesa a massimizzare la produttività attraverso il bilanciamento del tempo dedicato al lavoro rispetto quello dedicato alla vita privata, che richiede la digitalizzazione dei processi aziendali e l’organizzazione per obiettivi. Attivare progetti di smart working significa rimettere in discussione stereotipi relativi a luoghi, orari e strumenti di lavoro, consentendo alle persone di raggiungere al tempo stesso una maggiore efficacia professionale, un miglior equilibrio tra lavoro e vita professionale e, conseguentemente, una maggiore soddisfazione lavorativa. Tali motivazioni portano ad affermare che lavorare in modo più flessibile rappresenti non solo un’opportunità, ma una necessità che deve essere sempre più interiorizzata dalle organizzazioni e supportata nel suo raggiungimento, al fine di favorire un aumento del benessere e della soddisfazione dei lavoratori. Nonostante le necessità percepite dalle aziende di implementare pratiche di smart working, la letteratura scientifica sembra avere un approccio allo studio di tale fenomeno abbastanza frammentario e disomogeneo: analizzando i benefici derivanti dai singoli aspetti che impattano sul cambiamento del modo di lavorare delle aziende, senza fornire un quadro organico degli effetti delle leve determinanti lo smart working, considerate singolarmente e congiuntamente, sulla Job Satisfaction. La fiducia, innanzitutto, diventa un elemento essenziale nelle relazioni aziendali, fondamentali per un corretto funzionamento dell’impresa (Ebert, 2009). La flessibilità è il tratto distintivo dei nuovi modelli di lavoro, che sempre più devono adeguarsi ai costanti mutamenti del moderno contesto competitivo (Upton, 1995). Collaborare e comunicare sono altri due aspetti chiave abilitanti lo smart working (Maynard, 2014). La consapevolezza di autonomia sul lavoro, infine, favorisce un maggiore coinvolgimento dei dipendenti a tutti i livelli aziendali (Goodman, 1979).

Accade in PA: il caso

L’Inail sta lavorando da alcuni anni su due filoni principali: la componente tecnologica e quella organizzativa. Stefano Tomasini Direttore centrale della Direzione INAIL per l’Organizzazione Digitale evidenzia quanto la componente tecnologica rappresenti in effetti la base di partenza poiché “se non si abilità la parte tecnologica non è immaginabile partire con progetti di smart working sensati. Abbiamo quindi intanto avviato l’utilizzo di piattaforme che consentano di modificare il modo di lavorare da parte delle persone (le cosidette unified communication, ndr) e stiamo avviando anche il rilascio della piattaforma ESC (enterprise social collaboration) che diventerà lo strumento attraverso il quale gruppi di progetto, comunità e strutture potranno poi condividere non solo le componenti documentali ma anche conoscenze e competenze, rimuovendo quindi quelli che sono gli ostacoli fisici che oggi caratterizzano e influenzano l’attività lavorativa”. 

La strumentazione messa a disposizione darà una omogeneità ai comportamenti e alle attività anche alle strutture territoriali cercando di avvicinare il divario esistente dalla distanza fisica delle diverse sedi sparse su tutto il territorio nazionale.

“Con la Direzione delle Risorse umane – prosegue Tomasini –  abbiamo all’ordine del giorno il ripensamento non solo di come sarà l’evoluzione regolamentare da un punto di vista contrattuale allo smart working nelle PA ma anche di come si dovrà intervenire sugli spazi. Non pensandolo in termini di mero adempimento ma come un’opportunità di ripensare il lavoro all’interno delle organizzazioni stesse”. 

Lo smart working permette infatti anche il ripensamento dello spazio in ottica di riorganizzazione e riallocazione del personale in base alle attività e non necessariamente in base alla presenza. Indubbiamente una criticità da superare in questa nuova formulazione è la possibilità di favore la socializzazione dei lavoratori attraverso la creazione di spazi comuni o di coworking e l’utilizzo di alcune piattaforme che consentano una migliore interazione.

I progetti in corso

Proprio in questi giorni la Direzione per l’Organizzazione Digitale INAIL sta procedendo alla ridefinizione delle postazioni mobili, caratterizzate da un nuovo smartphone, di recente consegna, completamente integrato alle postazioni in dotazione negli uffici. Il nuovo dispositivo sarà implementato anche con app e strumenti per le varie famiglie professionali dell’ente. La prima rilasciata è stata quella per gli ispettori di vigilanza e per gli avvocati per consentire la gestione dell’attività lavorativa in continuità a prescindere dal luogo fisico. La nuova postazione è stata ripensata però in totale mobilità e soprattutto in modalità standard affinché tutte le persone che partecipano alla fase iniziale della sperimentazione possano avere accesso alle stesse funzionalità per poter poi ripensare successivamente anche l’organizzazione fisica e logistica degli spazi negli uffici.

“I progetti  – spiega Giuseppe Cardinal Ciccotti, CTO e Direttore delle Infrastrutture – riguardano le categorie professionali, gli ispettori e i ricercatori che hanno esigenze di elevata mobilità. Avvieremo, inoltre, progetti anche per 3mila funzionari amministrativi man mano che le sedi di lavoro verranno servite da WI-FI e renderemo più agile il cosiddetto telelavoro light, cioè una modalità di lavoro remoto attivato in maniera estemporanea per periodi limitati. I nostri obiettivi sono quelli di dimostrare che lo smart working è possibile nella PA e di individuare le limitazioni tecniche, normative e culturali che è necessario superare e modificare per la piena adozione dello smart working. Per la nostra composizione eterogenea, puntiamo a diventare un’esperienza di riferimento per tutta la PA”. 

I benefici

I risparmi per dipendente sono stati stimati in 1.381Euro/anno per un valore assoluto a livello di sistema Paese superiore ai 2,9 miliardi di Euro/anno.

“Le caratteristiche dello smartworking che ci hanno convinto a puntare sulla sua implementazione – prosegue Cardinal Ciccoti – riguardano il superamento del limite del modello del lavoro basato sul tempo e non sugli obiettivi che non è più adeguato a soddisfare le aspettative delle imprese e cittadini per i servizi digitali calibrata sui migliori provider di servizi digitali che offrono disponibilità e supporto 24 ore al giorno per 365 giorni l’anno. Abbiamo fatto questa scelta anche pensando a quanto potremmo contribuire a ridurre il traffico e l’emissione di gas nocivi”.

I vantaggi per le imprese ma sopratutto per le PA nell’introdurre all’interno della propria organizzazione esperienze di smart working porteranno a una maggiore produttività e maggiore efficienza con minori costi e maggiore soddisfazione dei dipendenti. “Gli impatti economici in termini di vantaggio competitivo per le imprese e di benessere per i lavoratori – prosegue Ciccotti – sono configurabili in minori costi fissi, dovuti ad una migliore utilizzazione degli spazi; minori spese per l’energia; maggiore produttività per le aziende e PA. Per i dipendenti si configurano con minori spese per i trasporti e di conseguenza minore stress dovuto alla mobilità; minore turn over specie dei talenti”.

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Fonte: Tabella ripielogativa analisi costi/benefici progetto smartworking presentata a ForumPa da Giuseppe Cardinal Ciccoti

Le criticità da superare

Un primo aspetto che va considerato è l’attenzione che la dirigenza, la componente manageriale dell’ente, deve porre al risultato del lavoro e dell’attività e non alla rassicurazione fisica della presenza in ufficio del lavoratore. “La dirigenza deve identificare risultati ed obiettivi e monitorarne i processi. A mio avviso  – sostiene Tomasini – andrebbe disallieneato l’attuale sistema che lega misurazione e sistemi premianti. Gli ultimi 20 anni hanno dimostrato che secondo questo schema non è possibile valutare l’effettività e l’efficacia legate alle performance individuali ma sopratutto delle attività. Se non miglioriamo la capacità di misurazione continueremo ad innescare contenziosi inesauribili”.

Un altro aspetto da considerare è la resistenza al cambiamento anche da parte dei lavoratori; indubbiamente lo smart working responsabilizza maggiormente e soprattutto individualmente il dipendente che può e deve decidere autonomamente come procedere nella propria attività.

“La sfida messa in campo dal nostro ente – racconta Tomasini – prevede 3 macro filoni: tecnologico, organizzativo e culturale, poiché ciascuna componente è intrinsecamente legata alle altre, è necessario accompagnare il percorso di change management” .

Smart Working e Security

La sicurezza è un concetto ampio che va ben oltre la protezione del dato e la legittimità delle azioni compiute: è innanzitutto quell’insieme di tecnologie, processi e cultura che abilita la digitalizzazione dei processi. Più complessa è tale digitalizzazione, perché pensata e progettata per favorire il lavoro flessibile e ubiquo, più pervasiva e trasparente deve essere la sicurezza. Francesco Saverio Colasuonno Dirigente dell’Application Development chiarisce che: “Garantire che i processi digitali su cui si fonda lo smart working siano sicuri significa: gestire le identità in modo indipendente e uniforme rispetto ai dispositivi utilizzati; trovare il giusto compromesso fra controllo dei dispositivi usati e libertà del dipendente, e infine utilizzare presidi di sicurezza da tutte e tre le diverse classi di autenticazioni (cosa so, cosa possiedo e quindi chi sono). Inoltre l’evoluzione dei moderni dispositivi mobili, con l’ormai consolidata “natural user interface” (gli assistenti vocali, ndr)  la ricerca continua dell’usabilità massima anche attraverso il “cognitive computing” e il cambiamento del linguaggio naturale tenderà a porre ulteriori sfide sul tema della sicurezza nei prossimi anni”.

Gli sviluppi futuri

Cardinal Ciccotti ritiene che il futuro del lavoro sarà non solo completamente dematerializzato ma concentrato sul governo complessivo dei processi, sulle decisioni e sulla attività di prossimità digitale o fisica. “Saremo coadiuvati da “bot” e smart machines – ci racconta- che ci libereranno dalle attività ripetitive e chiederanno il nostro intervento solo quando è necessario.​ Il concetto di sede e ufficio saranno molto rarefatti, con l’obiettivo di essere più vicini agli utenti quando e dove serve e allo stesso tempo di organizzare il lavoro per obiettivi con team distribuiti senza nessuna particolare relazione con il luogo dove le persone vivono. Potremo scegliere liberamente dove e come vivere perché lavoreremo tutti nello stesso “spazio” digitale con tempi e modalità differenti; algoritmi intelligenti si occuperanno di sincronizzare e riordinare tutto”.

In questa visione futura l’ecosistema organizzativo che l’Inail sta cercando di realizzare non è in un’ottica di semplice adempimento alla normativa ma nell’organizzazione di una realtà lavorativa in ottica win-win (sia per il lavoratore che per l’azienda) per una migliore valorizzazione delle attività e servizi erogati dall’ente.

“L’INAIL – conclude Tomasini – è per sua natura collocato in una zona di frontiera all’interno dello spettro delle varie PA italiane: penso ad esempio alla componente di prevenzione e ricerca legate alla mission ed alle attività dell’Istituto. A tal riguardo non possiamo non tener debitamente conto di quelli che sono i mutamenti che stanno avvenendo nel mondo del lavoro e che sono indicativi nell’interpretazione del bisogno dell’utenza per elaborare servizi sempre più efficienti. L’ente avrà necessità di sviluppare e valorizzare le competenze al proprio interno e in questo senso la tecnologia e l’utilizzo di questa sarà fondamentale e abilitante”.

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