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Data-driven business in otto passi 7: corretta comunicazione

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Decidere è facile. Il problema è che la decisione arrivi in tempo e senza distorsioni a chi la deve tradurre in pratica.

Siamo ormai in vista del traguardo e quasi alla fine del nostro viaggio (per chi si è perso i passi precedenti, sono qui: identificazione, raccolta, validazione, governo, interrogazione, interpretazione). Ormai abbiamo elaborato i dati e tratto le nostre interpretazioni. Se la nostra strategia è degna di questo nome, i dati ci indicano univocamente la strada da percorrere. Il è tutto qui: le decisioni strategiche vengono prese a priori (come dovrebbe essere, trattandosi di strategia) e, nel momento in cui i dati rivelano una data situazione, il da farsi è già deciso.

Un attimo, però: chi informa le diverse parti dell’azienda sul da farsi? Chi o cosa porta le decisioni operative là dove possono essere tradotte in pratica? Benvenuti nel girone infernale della aziendale, la palude dove affogano fin troppe speranze (e germogliano fin troppe carriere).

Di comunicazione ci siamo già occupati nei passi precedenti, e abbiamo visto quanto sia importante:

  • che le informazioni fluiscano senza ritardi
  • che subisano meno filtri possibili.

Un’azienda è un sistema umano, che rispecchia ed enfatizza tutti i pregi e difetti delle persone che ne fanno parte. Abbiamo visto quanto sforzo occorra spendere per impedire che a chi decide arrivino informazioni “photoshoppate”, in buona o (più spesso) in cattiva fede. Gli stessi problemi si ripresentano ora che le informazioni devono fluire nuovamente dal luogo in cui vengono prese al luogo in cui vengono tradotte in pratica.

L’obiettivo di lungo termine si può bene immaginare: azzerare la distanza fra la decisione e l’azione. Ossia un’azienda fortemente decentralizzata, dove le diverse parti godono di grande autonomia operativa all’interno delle linee strategiche di azione, e dove il nucleo decisionale rispetta quella autonomia e non entra nel merito dei dettagli operativi se non quando, periodicamente, la strategia viene riesaminata.

Ma torniamo sulla Terra. Nel nostro caso, non ideale ma già molto avanzato, disponiamo di un gruppo interfunzionale di analisi dei dati, o come va di moda chiamarla. La corretta comunicazione della nostra roadmap riguarda tempi e modi con cui le decisioni di questa unità decisionale raggiungono i vari gruppi operativi.

Per prima cosa, dobbiamo rimuovere filtri e ostacoli. Serve a poco che si decida una certa cosa se poi la decisione che viene messa in pratica è diversa, o tardiva. Attenzione, però: non è un problema di velocità, ma di coerenza e efficacia:

  • se si decide per l’azione X, si deve fare X
  • se si decide che X deve essere fatto adesso, deve essere fatto adesso, non domani né “appena possibile”.

Entrambe queste condizioni sono fondamentali per garantire che la nostra abbia il corretto feedback dalle proprie decisioni. Se una qualsiasi delle condizioni qui sopra non si verifica non potrò sapere:

  1. quanto funzioni la mia decisione (e quindi la mia strategia)
  2. se ho sbagliato a scegliere X
  3. se ho sbagliato i tempi di esecuzione
  4. o se il problema sta altrove.

Quali sono gli ostacoli a una corretta comunicazione? Gl stessi che abbiamo incontrato ad ogni passo: potere, territorio e abitudine. Come possiamo impedire che le decisioni prese vengano distorte o rallentante? Il solo metodo sicuro è che anche questo step sia realizzato con un processo formalizzato e trasparente. E come deve essere questo processo? Deve avere almeno queste caratteristiche:

  1. tutta l’organizzazione deve conoscere l’esistenza del gruppo interfunzionale
  2. il responsabile della decisione e il responsabile della sua attuazione sono definiti in anticipo e sanno uno dell’altro
  3. i mezzi e i tempi di comunicazione della decisione sono definiti in anticipo
  4. la trasmissione delle informazioni deve essere il più possibile automatica, ossia non dipendere da una ulteriore decisione
  5. tutte le parti interessate devono sapere se una certa informazione è:
    1. disponibile
    2. inviata
    3. ricevuta

L’organizzazione non può permettersi di non sapere cosa sta accadendo. Questo non significa che l’occhio del Grande Fratello tutto veda e tutto sorvegli, al contrario. La via verso il data-driven è fatta di decentralizzazione e di riduzione degli strati organizzativi. Occorre investire per aumentare la qualificazione degli strati “operativi” affinché possano col tempo assumere l’autonomia decisionale che loro compete. Questo significa che l’organizzazione data-driven ha meno manager? No, significa che il lavoro del manager diventa meno PowerPoint e più decisioni di cui si risponde. Significa anche che ciascun manager dà il proprio feedback sulla strategia, perché è testimone in prima persona degli effetti delle decisioni che vengono prese.

Action items

  1. formalizzare il processo delle comunicazioni operative: chi comunica cosa a chi, come e con quali tempi
  2. le decisioni da prendere a fronte di determinate condizioni sono già state prese in fase di definizione della strategia
  3. il processo di comunicazione delle decisioni deve essere trasparente e controllabile (sì, anche qui servono dei KPI)
  4. la comunicazione di una decisione operativa non necessita di una ulteriore decisione
  5. ogni componente del gruppo interfunzionale è accountable che la funzione che rappresenta sia informata in modo tempestivo e accurato
  6. se una comunicazione attesa è in ritardo o incompleta, chi doveva riceverla dispone di un canale specifico per segnalarlo immediatamente al gruppo interfunzionale
  7. il gruppo interfunzionale nel suo complesso è responsabile dell’operato di ciascuno dei suoi componenti: il peer control è estremamente efficace
Walter Vannini

L’algoritmico è politico.
Sono un informatico, perché la mia passione è usare il digitale per superare i problemi.
E sono un counselor, perché le soluzioni sono prima umane e organizzative, e solo dopo tecnologiche.

Lavoro con i dati per garantire a PMI e grandi aziende decisioni e processi più efficaci, rapidi e adattabili. Un’analisi intelligente, automatizzata e in tempo reale dei dati di vendita, di mercato e dei social per poter competere alla rapidità richiesta dal mercato.

Per gli amanti delle keyword dirò data science, data governance, , botification, machine learning, Artificial Intelligence, User Experience, LEGO™ SERIOUS PLAY™.

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