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10 passi per organizzare un webinar di successo

persona al computer

L’evoluzione tecnologica, con device sempre più versatili e connessioni sempre più veloci, ha permesso di trasformare complesse pratiche aziendali in qualcosa di semplice e fruibile con cui fare formazione e informazione a distanza. In questo contesto il è sicuramente uno tra i casi di maggiore successo. Ma cos’è un ?

Il termine webinar è un neologismo dato dalla fusione dei termini web e seminar, coniato per identificare un evento che avviene online, la cui partecipazione è possibile tramite una connessione informatica. Un’occasione in cui più persone si ritrovano, mediante una piattaforma o un software, nello stesso momento (modalità sincrona) per discutere di un certo argomento. Colui che presenta o conduce l’evento può utilizzare diversi strumenti multimediali, confrontandosi in diretta con gli altri partecipanti.

Dopo questa breve premessa è opportuno far luce su una serie di regole da seguire per realizzare un webinar di successo. Ecco alcuni degli step imprescindibili:

1. Scelta dei contenuti

Esistono diverse tipologie di webinar: formativo, informativo e promozionale. Una volta scelta la tipologia più adatta alle vostre esigenze è necessario circoscrivere i contenuti oggetto della stessa. L’argomento dovrà essere interessante e convincente. Quali informazioni cercano i vostri utenti? Rifletteteci!

2. Piano dei contenuti

Individuato l’argomento è necessario redigere il programma del proprio webinar in modo dettagliato, affinché i potenziali partecipanti possano conoscere tutti i dettagli per poter scegliere di seguire il vostro webinar.

3. Scelta dei relatori

Affidate il vostro evento ad un relatore dall’efficacia collaudata: esperti del settore, influencer, docenti universitari, meglio se con esperienza in questo tipo di attività.  Da non sottovalutare anche il moderatore che deve essere scelto per la sua capacità di coinvolgere il pubblico anche da dietro uno schermo. Il moderatore sbagliato può rendere il vostro webinar noioso.

4. Progettazione dello speech

In questa fase vengono definiti data e ora, durata, interventi, materiali multimediali, ecc. Per quanto concerne la durata è opportuno ricordare che non esistono regole predefinite a riguardo: un webinar può arrivare a durare anche 4 ore! Un’ora è già una buona base di partenza per un pubblico interessato. Unica accortezza: non dimenticare che gli ultimi 10 minuti devono essere dedicati a possibili domande.

5. Scelta degli strumenti

Una corretta scelta degli strumenti vi permetterà di stimolare e coinvolgere il pubblico. Ad esempio permettere a tutti i partecipanti di chattare in tempo reale darà loro la possibilità di sentirsi maggiormente coinvolti e di condividere opinioni e materiali. La maggior parte delle piattaforme webinar offrono la possibilità di condividere il proprio desktop, mostrando slide e altri materiali didattici indispensabili per mantenere alta l’attenzione. Le slide, in particolare, dovranno essere preparate dal relatore a supporto dell’attività formativa o della discussione che si vuole instaurare e il loro stile dovrà essere curato e professionale. Va tenuto conto che nei webinar ciò che conta sono proprio tono di voce di chi parla e materiali di supporto, visto che “a distanza” non si può contare sull’aiuto della comunicazione non verbale.

6. Scelta della piattaforma

La scelta della piattaforma si può fare una volta elaborata la struttura del vostro evento, visto che sulla base di specifiche esigenze sarà possibile scegliere tra una grande quantità di tool che permettono di organizzare webinar. È possibile trovare servizi gratuiti che possiedono le principali funzionalità di base, ma se il vostro scopo è quello di avere un gran numero di partecipanti, vendere il vostro evento o potenziare il vostro webinar, avrete bisogno di una piattaforma avente caratteristiche tali da soddisfare le vostre necessità. Ad esempio, acquistando la versione Pro di alcune piattaforme è possibile aumentare il numero dei partecipanti, archiviare le registrazioni, coinvolgere gli utenti mediante sondaggi e altre funzioni utili. Citando due tra le piattaforme più utilizzate ricordiamo: GoToMeeting e Adobe Connect che forniscono entrambe specifiche tipologie di servizio in base alla tipologia dell’evento (meeting, webinar, training).

7. Strategia comunicativa

La fase di promozione del vostro webinar è molto importante e i canali a vostra disposizione sono diversi:

  • Blog: è indubbiamente lo spazio più adatto per lanciare il vostro webinar in quanto raccoglie tutte le informazioni necessarie per essere informati sul tema e i relatori e perché contiene le indicazioni necessarie per l’iscrizione. Permette inoltre di raccogliere intorno a sé un seguito interessato all’argomento.
  • Social Network: rappresentano lo spazio ideale per sviluppare community di persone interessate al tema del webinar
  • E-Mail Marketing: rappresenta un’altra buona soluzione, ma è necessario costruire un messaggio ad hoc, capace di catturare l’attenzione del lettore
  • Landing Page: lo scopo è quello di comunicare informazioni in grado di incuriosire e persuadere il lettore così da condurlo ad iscriversi al vostro evento

8. Prove tecniche

Almeno una settimana prima del webinar sarebbe opportuno organizzare un test, così da evitare spiacevoli inconvenienti il giorno della diretta. Potrebbe, infatti, essere necessario apportare alcuni significativi cambiamenti.

9. Gestione della diretta

Al di là degli aspetti tecnici (chat, desktop condiviso, registrazione evento, ecc.) è importante ricordarsi di coinvolgere il proprio pubblico. Un webinar gestito e diretto da persone poco entusiaste o non esperte non potrà essere un evento di successo.

10. Post Webinar

Il webinar non si conclude allo scadere del tempo. Numerose sono, infatti, le attività che potrete svolgere nelle 24 ore successive. Ringraziate, tramite e-mail, le persone che hanno partecipato al vostro evento online; preparate un breve sondaggio, così da ricevere dei feedback direttamente dai vostri partecipanti; pubblicate materiale integrativo (la registrazione dell’evento o un link al podcast). La stessa cura dovrà essere riservata a tutti coloro che, pur essendosi registrati, non hanno potuto prender parte all’evento.

Pronti per il vostro primo webinar?

(foto Blue Diamond, CC-BY-SA 3.0)  

Manuela Munzi

Manuela Munzi

Comunicatrice e attenta osservatrice del mondo che la circonda. Affascinata, da sempre, dai suoi cambiamenti e da come le persone rispondono ad essi. Studia, analizza e confronta ciò che vede. Vive nella convinzione che oltre la superficie ci sia qualcosa di più e vuole conoscerlo.

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