Beyond Document Management

Document Management, mobile e BYOD: quali sfide per le aziende?

BYOD

Smartphone e tablet sono diventati strumenti di lavoro essenziali negli ambienti d’ufficio. Se negli anni passati erano le imprese a offrire al lavoratore strumenti IT all’avanguardia per portare avanti le proprie attività (computer portatili, palmari e telefoni cellulari, solo per citarne alcuni), oggi è vero il contrario.
Dispositivi mobili personali sempre più all’avanguardia stanno entrando in azienda anche per le attività lavorative: è il , (bring your own device) uno dei trend dato in maggior crescita negli ultimi anni. Secondo Gartner nei prossimi tre anni il 90% delle imprese supporterà in qualche misura il , ed il numero di dispositivi personali utilizzati in ambito lavorativo raddoppierà rispetto alla situazione attuale.
Le ragioni di tale diffusione dipendono dai diversi benefici che le aziende possono ottenere, come ad esempio il miglioramento del livello di soddisfazione dei dipendenti, la riduzione dei costi di gestione dei dispositivi, e lo sviluppo della connettività mobile all’interno della propria azienda.
Qualunque sia l’obiettivo aziendale, i dispositivi mobili hanno abituato i dipendenti a lavorare ovunque e da qualunque supporto, gestendo dati e documenti interni all’azienda, introducendo al tempo stesso delle criticità in termini di sicurezza delle informazioni.

Tali criticità devono essere indirizzate con strumenti non solo tecnologici ma anche organizzativi, stabilendo policy che governino la proprietà dei dati presenti sui dispositivi personali, definendo procedure di sicurezza da seguire in caso di furto o smarrimento.
Tutto ciò viene reso ancora più importante quando le strategie di mobilità vengono associate al cloud, un binomio che le aziende adottano sempre più spesso come soluzione per gestire in maniera più agile le informazioni e i processi di business.
Infatti, oggi i dipendenti usano un ecosistema di servizi cloud, come Box e Dropbox, che non sempre sono in linea con ciò che è previsto dalla gestione IT esistente. Il risultato è duplice: da una parte mancano adeguati livelli di sicurezza per proteggere documenti aziendali evidentemente archiviati al di fuori di ambienti autorizzati, ma anche che gli strumenti di gestione documentali realizzati internamente all’azienda sono ora meno efficaci a causa dei flussi disgiunti di lavoro attraverso dispositivi mobili.

In questo contesto è fondamentale gestire i seguenti punti di attenzione:

  1. Stabilire sistemi di gestione dei documenti che consentano di migliorare la produttività dei lavoratori e l’accesso ai contenuti.
  2. Assicurarsi che le persone capiscano dove archiviare e come accedere alle informazioni quando si utilizzano i dispositivi mobili.
  3. Creare migliori pratiche per la sicurezza BYOD.

Cosa fare?

idc_mobility_byodDi certo le aziende che stanno cercando di migliorare la produttività derivante dal BYOD hanno bisogno di cercare soluzioni di gestione documentale in grado di viaggiare in modo trasversale alle tecnologie. Attraverso soluzioni cloud-based, ad esempio, le imprese possono riprendere il controllo della situazione e consentire una migliore collaborazione in ambienti BYOD: permettono agli utenti di accedere facilmente ai contenuti al di fuori dell’ufficio, senza la necessità di passare attraverso una connessione di rete privata virtuale (VPN), e consentono di collaborare con gli altri lavoratori e unificare l’ambiente generale in ottica di produttività aziendale.

Sul fronte archiviazione con il BYOD i reparti IT hanno meno controllo su dove i lavoratori mettano le loro informazioni. Il che vuol dire che i dipartimenti IT devono sempre più valutare modi diversi con cui controllare i contenuti collegati al lavoro BYOD. Ad esempio con stampanti multifunzione che possano monitorare cosa i lavoratori scannerizzino e chi stia scannerizzando un documento, insieme a software di mobile device management (MDM) che permettano ai tecnici di monitorare da remoto, cancellare o bloccare un BYOD nel caso  il lavoratore provi a condividere dati senza autorizzazione (ma nel rispetto della privacy, altra sfida non da poco).

Il BYOD è uno dei trend che sta maggiormente cambiando il modo in cui si lavora, in azienda e fuori dall’azienda. La enterprise mobility è una realtà che dimostra come le modalità di accesso alle informazioni stiano cambiando, così come stanno crescendo le opportunità e le soluzioni a disposizione, ed anche se cambieranno i dispositivi utilizzati, si consoliderà sempre più nel mondo del lavoro. In questo contesto la moltitudine di dispositivi tecnologici a disposizione del dipendente, rappresenta un sistema di distribuzione delle informazioni e, come tale, può essere anche fonte di pericolo per la sicurezza delle informazioni aziendali. Tale consapevolezza deve portare le imprese ad educare i dipendenti alla cultura della sicurezza e a definire processi e strumenti che permettano di avere un approccio proattivo. Tutto ciò vale anche, ovviamente, per la gestione documentale: Canon offre soluzioni strutturate come uniFLOW, una piattaforma software con la quale è possibile gestire i flussi di stampa mobile in maniera semplice e sicura, attraverso APP oppure semplicemente mandando una mail con allegati ad un indirizzo specifico dove il software Canon è in grado di verificare se l’utente che ha richiesto la stampa fa parte dell’organizzazione aziendale oppure è un ospite esterno, monitorando ed analizzando al contempo tutte le parole o formule sensibili contenute nei documenti stessi. Massima sicurezza e massima efficienza”  commenta Giuseppe D’Amelio, Director Information Management Solutions & Services di Canon Italia.

Insomma, il BYOD è una risorsa preziosa per le aziende in termini di aumento della produttività e risponde anche alla naturale “consumerizzazione” dell’IT che rende tecnologie e abitudini d’uso esterne al mondo imprese un vero e proprio nodo da affrontare per le stesse aziende. Ma i sistemi di document management possono essere un’occasione per innovare l’impresa e trasformare tutti i rischi del BYOD in vantaggi strategici e di business.

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