Beyond Document Management

Processi, persone e tecnologie: le dimensioni d’impresa su cui impatta il document management

Cosa vuol dire, in termini pratici, che la gestione documentale ha impatti sulla dimensione organizzativa delle imprese? Essenzialmente vuol dire una cosa: che processi, persone e tecnologie, ovvero le tre dimensioni costitutive dell’impresa, vengono completamente ripensate e rilette nell’ottica dell’ottimizzazione. Che non vuol dire soltanto contenimento dei costi, ma vuol dire soprattutto dare vita a una azienda che ha nel trattamento ottimale dei dati e delle informazioni, quel materiale prezioso che costituisce il suo vero capitale. Un’azienda che adotta sistemi di document management è un’azienda che guarda al futuro della digital transformation con processi nuovi, personale motivato e tecnologie abilitanti alla mano e potendo contare su un bagaglio di conoscenze strutturate con cui muoversi sul mercato.

Processi
two 3d humans keep gears in handsVuol dire ridefinire i processi. Circa il 60% – 80% dei dati nelle aziende sono destrutturati e fuori controllo perché vengono gestiti via carta, tramite appunti, via e-mail, via fax, oggi in cloud o su mobile e, addirittura, oralmente. Risulta quindi difficile se non impossibile tenere traccia delle correzioni e delle continue revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche, della corretta tenuta dei dati o documenti. Ecco perché si parla della necessità sempre più forte di gestire in modo integrato i flussi documentali: migliora l’efficienza organizzativa mediante la gestione completa del contenuto e la ricerca al suo interno, accelera i processi aziendali condivisi e supporta la condivisione senza limiti delle informazioni per una migliore comprensione dell’attività aziendale. La gestione documentale, che passa per la realizzazione di un archivio digitale documentale e i sistemi di workflow, va a porsi come strumento che ridefinisce dati, informazioni e, in ultima analisi, la conoscenza di un’azienda. Oggi, che il panorama si “complica” ancor più con l’avvento del BYOD o comunque di forme mobili di produzione e gestione dei documenti, la gestione documentale mostra ancora di più la sua forza “modellatrice” di nuovi processi e strumento di “consolidamento” di nuove dinamiche di ottimizzazione. Non è un processo certamente facile, specialmente quello legato all’attivazione di workflow ma, lo abbiamo detto anche in altre occasioni (Link), partire dall’analisi del contesto e dei processi esistenti, è il primo passo per mettersi sulla buona strada.
Un’azienda che ha DMS è più reattiva e sperimenta meno perdite di tempo? Probabilmente si.

Persone
Vuol dire mettere al centro le persone. Che siano i veri attori della trasformazione è cosa nota come è bene sapere fin dall’inizio che il loro coinvolgimento nella definizione di caratteristiche e funzioni di DM in tutte le sue fasi (link), è forse la discriminante che ne determinerà il successo o il fallimento. Nel concreto i sistemi di Document management non solo permettono uno snellimento dei tempi e delle modalità con cui le persone gestiscono dati e documenti, ma permettono loro di gestirli in modo riconosciuto e riconoscibile all’organizzazione, colleghi e superiori. E, ancora una volta, la buona gestione documentale chiama in causa il Knowledge management perché i sistemi mettono le persone nella condizione di organizzare e sedimentare pratiche, contratti, ma anche dati e informazioni sui clienti, in modo che essi siano sempre agevolmente raggiungibili, vanno a impattare direttamente su quella quota tempo perso alla ricerca del documento giusto al momento giusto.
Un’azienda che ha DMS ha personale più efficiente? Probabilmente si.

Tecnologie
Tecnologie-Digitali.dmsolutionVuol dire fornire all’organizzazione strumenti e soluzioni capaci di supportare quanto detto in precedenza: processi e attività di lavoro delle persone. Quando un nuovo sistema di DM entra nelle imprese, per effetto di un aggiornamento continuo e necessario in contesti fluidi e veloci come quelli odierni, esso obbliga le imprese a ripensarsi. Ripensarsi, spesso, fin nella loro identità, se è vero che identità e capitale intellettuale si costruiscono anche a partire da come si sedimenta e struttura il knowledge aziendale. Le tecnologie, come sempre accade, abilitano questa realtà, forniscono strumenti capaci di riorganizzare le imprese grazie a funzioni che intercettano, e spesso anticipano, i trend e i temi cruciali del dibattito: pensiamo alla sicurezza. E’ emersa anche sulle nostre pagine la necessità di intendere la sicurezza nelle fasi di produzione e gestione documentale come prioritaria per le aziende: e la tecnologia è chiamata a rispondere con soluzioni che aiutino le persone a mettere in atto processi di produzione, archiviazione e scambio, sicuri. “Come siamo molto attenti a questa realtà che non è solo questione di tecnologia, anche se di tecnologia comunque parliamo – spiega Claudio Scoglio, Business Consultant Information & Imaging Solutions, Canon Italia “E’ questione di ascolto, cogliere le esigenze del cliente, e di attenzione nello studiare approcci di innovazione compatibili con le diverse realtà con cui ci troviamo a lavorare. Abbiamo la capacità di aiutare le imprese a diventare più digitali integrando questa ambizione con la nostra expertise sul printing, il che ci permette di ragionare a 360° di digital document management. Il tema sicurezza, oggi, è sempre più rilevante per le imprese: vanno definite strategie per tutto ciò che riguarda il ciclo di vita di un documento, vanno fissate aziendalmente regole e criteri, ruoli abilitati o meno all’uso e alla fruizione dei documenti stessi. Canon è con i suoi clienti oltre che con i suoi prodotti, anche con la sua esperienza nelle fasi di pianificazione strategica e integrata dell’azione d’innovazione” 

La ridefinizione di processi, persone e tecnologie porta inevitabilmente a ragionare su come il document management oggi abbia anche sempre più a che fare con big data e analytics. Un’azienda riorganizzata nelle sue tre dimensioni nell’ottica di una migliore gestione documentale è un’azienda che da una parte “fa ordine” nei dati che ha a sua disposizione e nei suoi processi ma è anche una impresa che, in forza del digitale, produce molti più dati aggregabili da analizzare con opportune analytics. Big data e sistemi di analisi ad essi associati sono solo alcuni dei nuovi trend che le imprese, e chi supporta le imprese nella digital transformation con prodotti e soluzione di gestione, devono tenere conto oggi e ancora di più in futuro.

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