Beyond Document Management

PMI e SOHO: dalla carta al digitale per meno sprechi e più innovazione

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L’innovazione digitale dei processi legati alla gestione documentale non è ancora una realtà: molte imprese rimangono legate a doppio filo alla carta e molte intendono ancora la “digitalizzazione” come mera trasposizione in digitale di oggetti e procedure tradizionalmente analogiche. Eppure i vantaggi di un’evoluzione in senso digital della gestione documentale, incluso il knowledge management, sono evidenti.

Come si sta muovendo davvero il digitale nei processi interni di gestione aziendale e quali sono le principali sfide che e (Small Office Home Office) stanno affrontando e affronteranno per una digitalizzazione trasversale di attività e processi?

PMI e SOHO non sono tra i target più indagati in materia, soprattutto i secondi: in IT i SOHO sono piccoli uffici o uffici domestici che fanno un uso delle tecnologie semi professionali, a volte indicati come “virtual office”.  Una recente ricerca Canon condotta su 1.251 piccole realtà, dalle ditte individuali fino a quelle con 49 dipendenti in Italia, Spagna, Regno Unito, Francia, Germania e Russia, ha evidenziato invece diversi fattori critici. “Questo studio – commenta Teresa Esposito, Marketing Director Business Imaging Group di rivela alcune tra le  più grandi sfide cui PMI e SoHo devono rispondere oggi in Europa. E’ desolante vedere come, nel 21° secolo, molte piccole imprese e SOHO europee continuino ad essere sopraffatte dalla burocrazia e dai documenti, impiegando il loro tempo in attività poco produttive, anziché dedicarsi alla crescita del business e al rapporto con i clienti”.

Uno dei dati più interessanti, infatti, non fa che rafforzare quanto evidenziato dal Politecnico di Milano secondo cui le imprese sono ancora molto legate alla carta e alle procedure non digitali.

Anche l’indagine di Canon, su un target peraltro diverso, rivela che quasi un terzo (28%) degli intervistati passa troppo tempo nella produzione di materiale meramente amministrativo, il che non lascia spazio per generare nuovo business (29%). Altra difficoltà diffusa, riscontrata dagli imprenditori intervistati, è il peso della burocrazia, non solo per le startup – per le quali è soprattutto la parte finanziaria e legale ad avere un impatto rilevante – ma anche per le piccole aziende già presenti sul mercato: il 49% di loro ritiene infatti che la burocrazia sia una sfida continua. Questa cifra è significativamente più alta per gli intervistati italiani, dove ben il 76% concorda o è fortemente d’accordo con questa affermazione.

La maggior parte di PMI e SOHO gestisce le funzioni IT in-house: solo il 26%, infatti, si affida a terzi. Di tutti i mercati presi in considerazione, i titolari di SoHo e PMI in Francia sono i più propensi a esternalizzare (35%) mentre la Germania è il paese che punta di più sulla gestione interna all’azienda (63%). Non sorprende che l’efficienza dei servizi offerti sia il fattore che gioca un ruolo decisivo nella scelta dei prodotti: il 65% degli intervistati ha dichiarato che le sue scelte hardware per le funzioni di stampa si sono basate proprio su questo criterio.

 La digital transformation non è una questione che riguarda solo le grandi aziende o le startup dalle grandi ambizioni e mercati: essa coinvolge anche realtà professionali più piccole, che ripongono nell’ottimizzazione dei tempi e degli spazi di lavoro la chiave della loro sopravvivenza.

Quello che emerge con forza, è che le imprese che vogliono innovare attraverso la digitalizzazione dei processi di stampa e la gestione documentale – anche se piccole o SOHO – vedono nel digitale una risorsa per creare valore di business: il tempo perso in attività di amministrazione e “vecchie” modalità di produzione documentale, sono risorse sottratte alla crescita e all’innovazione.

C’è un grande desiderio, tra i proprietari di piccole imprese in tutta Europa, di lasciarsi alle spalle la monotonia della compilazione dei moduli e le attività amministrative di base” commenta Teresa Esposito, che aggiunge “Sebbene esistano ancora molte sfide esterne che sfuggono al controllo degli imprenditori, come il clima politico ed economico, sono disponibili oggi molte soluzioni tecnologiche che aiutano ad affrontare problematiche  interne, quali la compliance, l’eccessiva ed incontrollata produzione di documenti e la gestione dell’IT. Con il giusto sostegno, consulenza e tecnologia siamo in grado di aiutare le PMI e SOHO a ridurre, se non eliminare, le attività a basso valore, gestire meglio la complessità legata ad un’inefficiente uso delle informazioni e dei documenti e in ultima istanza a farle concentrare su quello che è davvero importante, il loro business”.

 

 

 

 

 

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