Beyond Document Management

Governance e sicurezza nella gestione documentale: intervista a Giuseppe D’Amelio

Giuseppe D'Amelio - Canon

Giuseppe D’Amelio è Director Information Management Solutions & Services di .

Per un’azienda digitale la sicurezza del dato è la sicurezza dell’azienda stessa: è questo il punto d’inizio da cui parte la riflessione che ci ha portato ad analizzare i rischi e le opportunità derivanti dalla gestione del tema security nelle imprese, quando si parla di gestione documentale. Va subito chiarito un fattore, ci spiega , Director Information Management Solutions & Services di Canon Italia: “il tema sicurezza non nasce col digitale o con la produzione documentale nativa in digitale. E’ per le aziende un problema annoso da sempre, poiché per dolo o per leggerezza, non è difficile appropriarsi di un documento stampato e lasciato incustodito su una scrivania e diffonderlo all’esterno delle aziende.” Detto questo è chiaro che Internet, il mobile e anche i social hanno ampliato i “confini” e la tipologia dei rischi di sicurezza delle aziende sia quando parliamo di minacce che arrivano dall’esterno e maggiori attacchi di cybercrime, ma anche quando parliamo dei rischi rappresentati dalle abitudini dei lavoratori stessi.

Oggi i millennial nativi digitali sono fortemente avvezzi all’uso delle tecnologie e degli spazi della rete per condividere dati e informazioni. I millennial sono sia utenti che lavoratori e portano nelle imprese, grazie alle sempre più diffuse policy per il BYOD, abitudini allo sharing che non sempre fanno bene alle aziende quando, per incuria o leggerezza, si “postano” o condividono informazioni riservate.” Qui però non c’è tecnologia che regga: vale il principio per cui le imprese non devono limitarsi a trovare soluzioni tecniche che arginino il problema, ma devono partire dalla governance dell’informazione, precondizione fondamentale per un piano di gestione della sicurezza proattivo ed efficace: “vanno definite strategie per tutto ciò che riguarda il ciclo di vita di un documento, vanno fissate aziendalmente regole e criteri, ruoli abilitati o meno all’uso e alla fruizione dei documenti stessi.” Regole che devono essere oggetto di monitoraggio continuo per verificarne il livello di compliance. Il perché è presto detto: “Le maggiori violazioni della privacy avvengono nel corso della condivisione dei documenti con terze parti, con clienti, con fornitori, etc. Ecco perché la governance è centrale.” Vale sempre lo stesso principio: le tecnologie sono strumenti e come tali non sono “buoni o cattivi” di per se ma è l’uso che se ne fa che può fare la differenza.

In questo contesto così complesso, in cui digitale e analogico si intrecciano, è chiaro che il document management deve evolvere per gestire dati strutturati e non strutturati e anche di formati diversi (immagini fotogrammi etc). Gli strumenti di gestione documentale digitale devono oggi assicurare alti livelli di sicurezza per proteggere i dati dei clienti e delle strategie aziendali da una diffusione non autorizzata, accidentale o dolosa che sia. In questo senso i vendor che realizzano prodotti non possono più esimersi dal fornire piattaforme e software che aiutino le imprese a mettere in pratica le strategie di governance dell’informazione. “Canon punta molto su questo aspetto cruciale. La piattaforma Therefore, ad esempio, ha una serie di funzioni avanzate che non solo permettono di controllare l’accesso al sistema DM ma anche di monitorare le interazioni che gli utenti hanno con ogni singolo documento. E lo fa con una matrice di permessi che mette in correlazione ruoli e autorizzazioni con lo specifico documento.” La soluzione HR Case Manager, ad esempio, consente di organizzare e gestire il fascicolo del dipendente in modo completamente digitale, permettendo di accedervi attraverso il web e tramite APP mobile, dando così massima flessibilità e velocità al reperimento delle informazioni, ma allo stesso tempo implementando funzionalità avanzate di consultazione controllata, sicurezza e privacy. In particolare, con la funzione di Audit, vengono registrate tutte le azioni svolte su ogni documento nel suo intero ciclo di vita, consentendo di ricostruire lo storico delle operazioni a supporto di analisi utili ad identificare aree di attenzione. Anche le stampanti, oggi, guardano alla sicurezza e al risparmio: quante volte ci è capitato di stampare i nostri documenti e non ritirarli? “Grazie al software avanzato uniFLOW installato sui dispositivi multifunzione, è possibile avviare la stampa solo dal device stesso attuando sistemi di autenticazione contactless o persino con impronte digitali. E anche eventuali documenti inviati all’esterno vengono tracciati in modo da allertare l’impresa: uniFLOW integrato con la soluzione di scansione ed OCR I.R.I.S. permette di rintracciare determinate parole chiave o formule sensibili nei documenti che transitano dalle stampanti multifunzione sotto forma di operazioni di copia, stampa, scansione o fax e, in caso di positiva corrispondenza, allertare CIO, il responsabile della sicurezza o la direzione dell’avvenuta spedizione potenzialmente pericolosa.” Anche questa è gestione documentale orientata alla sicurezza, come lo è la scelta di ampliare il concetto di documento a immagini e video.

In quest’ottica Canon Italia ha recentemente sviluppato una soluzione di video analisi attraverso i sistemi di videosorveglianza ambientale. L’acquisizione di MILESTONE, azienda leader mondiale nel VMS (Video Management System) permetterà di ampliare e completare l’offerta di applicativi destinati a tutto tondo al monitoraggio e alla sicurezza delle aziende. Mettendo a frutto l’esperienza di Canon in ambito imaging e le capacità di integrazione della piattaforma Milestone, abbiamo infinite possibilità di analisi basate sul riconoscimento visivo e su pattern comportamentali.

Governance, consapevolezza e tecnologie: sono queste le tre leve con cui oggi le imprese possono affrontare la sfida della digital transformation proteggendo il business, la reputazione e la conformità delle norme in materia.

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