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Microsoft: al Comune di Pesaro i conti non tornano

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Alcuni giorni fa ho appreso con grande stupore che aveva pubblicato un articolo dove sosteneva che migrando a Office 365 il avrebbe speso l’80% in meno rispetto al pacchetto OpenOffice.

Già il fatto che un comune fosse ancora su OpenOffice invece di aver effettuato l’aggiornamento a LibreOffice mi è sembrato strano ma il resto dell’articolo è a dir poco surreale. Capisco che Microsoft abbia bisogno di arginare la diffusione esponenziale delle soluzioni Open Source a tutti i livelli della Pubblica Amministrazione ma dovrebbe dimostrare almeno un minimo di onestà intellettuale.
Diversi articoli sono stati già scritti chiedendo spiegazioni ai rappresentanti del Comune cui non è pervenuta alcuna risposta. Chiaramente il loro silenzio ha portato molti, incluso me, a pensare che ci fosse qualcosa di poco chiaro dietro alla vicenda per cui ci siamo messi alla ricerca di informazioni ma non abbiamo trovato traccia di quei 300mila euro spesi per la migrazione a OpenOffice e citati nell’articolo che sbandierava la scelta “smart” del Comune.

Le domande irrisolte
La prima domanda a cui abbiamo provato a rispondere è: com’è possibile che il Comune abbia speso quasi 300mila euro per un’alternativa Open Source a Microsoft Office?
La risposta chiara e semplice è che il Comune di Pesaro non ha speso quella cifra.
In realtà il costo totale di migrazione e training, riportato sia dall’azienda che lo ha effettuato sia dai dati trovati sul sito del Comune, è molto meno di un decimo di quello riportato da Microsoft.

Microsoft ha quindi inventato la cifra per far sembrare Office365 più economico rispetto a soluzioni Open Source? Praticamente si.
Per cercare di chiarire la posizione del Comune, l’ing , direttore dei sistemi informativi del Comune di Pesaro, ha accettato di rispondere ad alcune domande.
La cifra deriva da un calcolo sommario, da parte dell’Ing. Bruscoli, del costo in termini di tempo impiegato da alcuni dipendenti del Comune per partecipare a corsi di formazione, riformattare documenti esistenti e documenti nuovi generati da altri utenti non ancora migrati su OpenOffice, creare nuovi modelli e modificare sistemi automatizzati di generazione dei documenti durante la fase di implementazione.
Tralasciando il fatto che la metodologia di calcolo è a dir poco migliorabile, lo stesso andava applicato anche per aggiornare Microsoft Office da una versione ad un’altra in quanto è risaputo che Microsoft Office ha problemi di compatibilità tra le sue stesse versioni.
Anche l’azienda che ha seguito il progetto iniziale ha fornito, con lo studio di fattibilità, la documentazione dettagliata sui suddetti costi impliciti. La cifra totale calcolata però era di circa 100mila euro per 500 postazioni, cifra che sarebbe scesa nel caso si fosse utilizzato un sistema automatico di conversione o si fosse fatto ricorso a servizi del fornitore.

Lo studio di fattibilità approvato dal Comune a giugno del 2010 prevedeva una durata di 3 anni con piani di implementazione, supporto e formazione molto chiari che avrebbero permesso di seguire nel tempo l’evoluzione degli applicativi senza alcun costo di licenze e piena operatività.
Nella realtà abbiamo trovato evidenza del fatto che il progetto è iniziato con una semplice presentazione di cosa è l’Open Source e OpenOffice a fine 2010; l’effettiva implementazione parziale di OpenOffice a metà 2011 ed un altro breve corso di utilizzo verso la fine del 2011. Quindi i costi sono stati di molto meno della metà di quanto preventivato dal fornitore e questo a scapito di una mancata corretta implementazione della soluzione e formazione del personale.
Purtroppo non ci è dato di sapere come mai il Comune non abbia dato seguito al progetto e perchè l’azienda, o altre aziende specializzate in Open Source, non siano state contattate per risolvere le problematiche e passare all’implementazione di LibreOffice
L’alternativa per il Comune, a suo tempo, sarebbe stata quella di spendere circa 230.000 euro in licenze Microsoft Office, includendo costi impliciti e training, oltre a dover pagare quasi 70.000 euro di Software Assurance a Microsoft ogni anno. La spesa totale con Microsoft, per il periodo 2011-2015 sarebbe stata quindi di circa 550.000 euro mentre seguendo il progetto ed aggiornamento OpenOffice a LibreOffice nel 2014 il costo totale per la soluzione Open Source sarebbe stato di circa 205.000 euro includendo i costi impliciti derivati dalla formazione del personale.

Pesaro1

Dal grafico si può notare chiaramente che i costi cumulativi del periodo in questione divergono notevolmente. Nell’analizzare i costi bisogna anche tenere in considerazione che con OpenOffice/LibreOffice la totalità della cifra sarebbe stata investita nel migliorare i servizi e fornire formazione continua al personale che è in sè una cosa estremamente innovativa in un mercato dove spesso il budget viene consumato solo acquistando licenze.

Di male in peggio

Tornando ai giorni nostri, per trovare una soluzione rapida al problema del Comune, l’ente ha  esternalizzato l’intera piattaforma di posta elettronica e produttività individuale sottoscrivendo un contratto per la fornitura di Office365 di Microsoft.

Utilizzare prodotti come Office365 o Google Apps in un’amministrazione pubblica ha diversi aspetti negativi:

  • visto che la maggior parte degli utenti lavora localmente il Comune ha dovuto aggiungere diverse decine di migliaia di Euro di costi per potenziare la connettività Internet e permettere ai suoi dipendenti di accedere al servizio
  • il Comune ha perso il controllo di una porzione di infrastruttura informatica importante e dovrà sottostare a quello che la Microsoft deciderà essere utile per loro
  • l’integrazione dei vari sistemi informativi ed il loro aggiornamento a piattaforme Open è stato reso ancora più difficile costringendo il Comune a pagare licenze Microsoft per ogni sua attività
  • come da contratto i dati verranno indicizzati ed analizzati “per migliorare la qualità del servizio” lasciando comunque dubbi sulla effettiva protezione della privacy dei cittadini. Questo argomento richiede uno o più articoli separati
  • quando il servizio non funziona non c’è nulla che il Comune possa fare se non aspettare che Microsoft risolva il problema
  • e naturalmente c’è un problema di costi in quanto ogni anno il Comune dovrà pagare Microsoft per usare i suoi prodotti e il costo sarà molto probabilmente destinato ad aumentare nel tempo. Di recente c’è stato un annuncio di aumento di prezzi del 10%.

Confronto economico Office365 – LibreOffice

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E’ ora di fare la cosa giusta

Avendo quindi definito che il Comune non ha speso 300mila euro per OpenOffice ma meno di un decimo e che LibreOffice sostituisce agevolmente Microsoft Office ed Office365 quali sono le opzioni disponibili?

Intanto Microsoft Italia potrebbe rivedere le cifre che ha pubblicato ed evidenziare la reale convenienza della loro offerta. Forse pretendiamo troppo ma potrebbero pubblicare una nuova press release e richiedere a quei media che hanno pubblicato il loro messaggio precedente senza adeguato controllo, di di pubblicare una rettifica.

Per quanto riguarda il Comune di Pesaro che, come altri, si è fatto convincere da qualche bella presentazione e non da professionisti IT che consigliano la miglior soluzione disponibile ai loro clienti (includendo anche piattaforme Open Source), consiglierei la lettura dell’articolo 68 del Codice dell’Amministrazione Digitale e vedere se forse hanno commesso un’errore procedurale che può evitare di far spendere circa 54.000 euro ogni anno per un servizio cloud che potrebbe anche venir messo in discussione dalla nuova “legge sulla Privacy Europea” in corso di definizione oltre agli aumentati costi di connettività Internet necessaria solo per collegarsi a Office365.

Ci sono già piattaforme basate su Open Source che permettono di replicare le funzionalità di Office365 sui server che includono posta elettronica e video conferenza con costi nettamente inferiori e con le quali la Pa può assicurare ai cittadini che i loro dati non facciano il giro di mezzo mondo mettendo a rischio la loro privacy.

A breve sarà disponibile anche una versione web di LibreOffice per cui utilizzare lo stesso strumento con le stesse funzionalità sia sul web che sul desktop. Si può fare la stessa cosa con Office365?

Paolo Vecchi

Paolo Vecchi

E’ il CEO di Omnis Systems Ltd (UK) e Srl (IT) aziende specializzate nella distribuzione a valore aggiunto di soluzioni basate su Linux ed Open Source che scalano da PMI fino a coprire le esigenze della Pubblica Amministrazione.

Ha quasi 30 anni di esperienza nel settore informatico, metà dei quali trascorsi in Inghilterra, ed ha sempre cercato di promuovere innovazione più che semplici prodotti. Negli ultimi 10 anni si è dedicato a promuovere soluzioni basate sull’Open Source e Linux in quanto convinto che siano il fulcro di una nuova era non solo nel campo informatico ma anche sociale poichè elementi abilitanti di una sharing economy e di una “decentralizzazione” di Internet. Esperto di sicurezza dati e Privacy, è stato anche menzionato da testate quali The Guardian e La Stampa quando è iniziato lo scandalo Snowden/NSA, ed è sostenitore dell’utilizzo di piattaforme Open Source nelle azienda per gestire in modo più sicuro ed economico, rispetto al Cloud, la propria infrastruttura IT.

E’ anche membro e/o sostenitore di: UK Cyber Security Forum, Open Source Initiative, Open Source Consortium UK, OpenStack Community, LibreItalia.

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10 Comments

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  2. Alessandro

    13/07/2015 alle 10:52

    Se l’autore e chi con lui sono realmente convinti che LibreOffice è SEMPRE la migliore soluzione, allora che facciano denuncia alla Corte dei Conti e chiedano una legge nazionale che obblighi LibreOffice come soluzione per tutti. La verità è che ad oggi abbiamo una norma, il CAD, che all’art.68 impone alle PA una analisi comparativa tra soluzione open e closed che non è solo di costo, e l’utilizzo di formati standard, e docx/xlsx lo sono. Tutto il resto sono, purtroppo, chiacchiere, perché è sufficiente che una PA abbia un gestionale che lavori (per esportazioni, elaborazioni ecc) solo con MS Office ed ecco che quell’ente sarà “autorizzato” a comprarsi il prodotto che vuole anche se spende 1000 volte di più rispetto a LibreOffice.
    Il problema, e poi concludo, è che si confonde il dato con il software, le leggi parlano di software, l’open-source parla di software, Stallman parla di software… invece si dovrebbe parlare di dati, perché sono quelli che le aziende/PA producono e sono quelli che devono essere mantenuti e gestiti nel tempo, se dai vincoli ai dati automaticamente vincoli il software. Saluti

    • Paolo Vecchi

      14/07/2015 alle 17:36

      In Inghilterra, dove mi trovo, ed a quanto pare tra breve anche in Francia hanno adottato ufficialmente il formato ODF a livello di PA centrale ma questo naturalmente non ferma quegli amministratori che non sono interessati ad innovare. Nell’articolo non ho detto che LibreOffice è sempre la soluzione migliore, posso aver detto che LibreOffice è al momento una scelta migliore rispetto a quella fatta nel 2011 perchè le cose sono cambiate. Lo scopo dell’articolo era comunque quello di dimostrare che Microsoft, ancora una volta, usa metodi ben poco professionali per convincere la gente ad usare i loro prodotti. Non ho ancora capito se la persona che ha scritto l’articolo per Microsoft sia totalmente incompetente o se ha di proposito messo insieme dei dati falsi ma in ogni caso mi è sembrato necessario indagare e presentare il risultato delle mie ricerche.

      • Alessandro

        31/07/2015 alle 08:45

        Torno sull’argomento a distanza di settimane visto che oggi leggo anche l’articolo su joinup.
        Non rispondevo direttamente a lei nel mio commento, stavo dicendo che Pesaro o ha i suoi buoni motivi (e le assicuro che basta poco per averli) o va denunciata per spreco di denaro pubblico.
        In Inghilterra ho parlato direttamente con una amministrazione che mi diceva di non essere affatto contenti di esser passati a ODF visto che hanno tutti (dato da verificare) MS Office, non vedevano l’utilità di tale obbligo, e comunque ricordo che MS Office ODF lo supporta.
        Faccio infine presente che in Italia ma anche in tutto il mondo, volenti o nolenti docx e xlsx sono accettati come formati STANDARD, pur essendo un sostenitore di Libreoffice e di ODF bisogna fare i conti con le norme, ad oggi possiamo mandare in conservazione sostitutiva documento word o excel, quindi un ente che decide di avere MS Office per x motivi, è in regola, fine della storia. In ogni caso appoggio la vostra volontà di approfondire il discorso di Pesaro, sia chiaro. Ad oggi siamo in un vicolo cieco dal punto di vista normativo, se si vuole diffondere maggiormente l’uso di Libreoffice bisogna far leva sul risparmio delle licenze a parità di risultati

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