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Microsoft Office o software libero? 5 domande al Comune di Pesaro

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C’era una volta il Comune di Pesaro, che in un comunicato stampa si dipingeva come “PA sempre più orientata al cittadino e all’innovazione” per aver scelto di acquistare licenze Office 365, un concentrato di parole di grande richiamo quali hub di servizi, mobility, cloud computing, smart city, smart working. Smart sicuramente insomma. Tanto che il sindaco afferma nello stesso comunicato:  Pesaro una Smart City capace di dar vita a un modello di partecipazione attiva con dipendenti più motivati e cittadini più soddisfatti. Al di là degli slogan preconfezionati, ci sarebbe da soffermarsi su qualche aspetto che trasforma la favola in una triste lista di domande.

    1. Si racconta che dopo una migrazione a del 2011 per la quale nel comunicato si riporta una spesa di 300mila euro per implementazione e formazione del personale (che evidentemente è stato formato con molta cura, visto che mediamente per formare 600 persone su un pacchetto Office automation qualsiasi, prevedendo un corso da 15 ore, si può ipotizzare un costo medio complessivo di 25mila euro, ndr) si sia registrata la necessità di tornare a Microsoft Office. La prima domanda nasce spontanea: già che i 300mila si erano spesi, perché non prendere in considerazione per esempio il passaggio a LibreOffice? Perché buttare il lavoro fatto e costato per tornare a migrare di nuovo? E i costi di questa nuova migrazione, al di là delle licenze, perché non sono presentati?
    2. Si racconta che il passaggio all’open source sia stato molto oneroso (le determinazioni di quegli anni non sono pubblicate pertanto ci basiamo sulle dichiarazioni dei 300mila) e soprattutto si scrive che “la spesa annuale per singolo utente è stata stimata pari a oltre 500 Euro”. Ma come può essere annuale se i 500 sono il frutto dell’operazione 300.000/600 e i 300.000 si è scritto che sono una tantum? Perché si paragonano i 500 euro stimati per OpenOffice ai 118 euro prima (diventati poi nel corso del comunicato stampa 197 euro) di Office365?
    3. Nello stesso comunicato si parla di risparmio su spese telefoniche e di trasferta per 85 euro a utente. Ma ci chiediamo: i dipendenti del comune di Pesaro si recano in trasferta nelle sedi decentrate per mettere un grassetto ad un collega? O per andare a prendere di persona un documento con chiavetta? Non esistono già reti interne (forse con maggiori garanzie di sicurezza) che consentono la condivisione dei documenti? O non si può pensare ad un sistema open source utile alla “collaboration” così come viene chiamata a Pesaro?
    4. Nella determinazione dirigenziale 2043 del novembre 2014 del Comune di Pesaro, con la quale si è presa la decisione di acquistare Office365 per 600 postazioni per un importo pari a circa 40mila euro annui, sono riportate le motivazioni per le quali si passa da OpenOffice a Office365 ma stranamente non c’è traccia degli aspetti economici. Dimenticando quindi gli aspetti di risparmio, a dettare le ragioni sono state:
    •  interfacciamento difficoltoso con le procedure in uso presso l’Ente che richiedono spesso interventi di editing per sistemare la formattazione dei testi e la loro impaginazione.
      Domanda: Office365 come si interfaccerà con tali procedure? Non avrà bisogno di essere integrato (investendo dei soldi)? Ma non si erano spesi parte dei 300k per tali attività di “integrazione” di OpenOffice?
    • lentezza dell’apertura dei documenti in particolare quelli in rete.
      Domanda: se ci sono problemi di lentezza nell’apertura di documenti in rete (e quindi problemi di banda e non di strumento che apre i documenti) come la mettiamo con 600 persone che lavorano “nella nuvola”?
    • la migrazione non è mai avvenuta completamente rimanendo attive numerose installazioni di Microsoft Office con versioni ormai datate, avendo così eterogeneità di formati con inevitabile perdita di tempo per l’uso da parte degli utenti
      Domanda: la migrazione dopo 4 anni non era quindi completata? Non sarebbe stato meglio mettere a frutto i soldi investiti in formazione disinstallando Office dove possibile?
    • la necessità di fare editing dei documenti importati in Open Office che perdono la formattazione impostata in Microsoft Office
      Domanda: qualcuno non ha spiegato al comune di Pesaro che l’uso di programmi diversi e formati differenti, qualunque siano i programmi, non è mai consigliabile?
    • criticità non risolte nell’uso di Excel e Access dove la migrazione di fogli elettronici con particolari complessità e la assoluta inadeguatezza del DB presente in Open Office non si è mai resa possibile
      Domanda: con 300k non si riusciva a convertire qualche macro di Excel in una cosa utilizzabile da un qualunque foglio di calcolo che non sia targato Microsoft? E perché i 300k non sono stati l’occasione per innovare i processi che hanno portato a fogli probabilmente non adeguati a rispondere alle esigenze degli utenti?
    • Nella determinazione si legge ancora che “Le criticità sopra richiamate hanno comportato in questi anni un notevole aggravio per le attività dei singoli dipendenti provocando notevoli disagi e perdite di tempo per il disbrigo di attività che avrebbero richiesto tempi più brevi se eseguite con Microsoft Office”. E qui la domanda sorge di nuovo spontanea: con 300k complessivi di formazione e implementazione i dipendenti del comune di Pesaro avevano ancora difficoltà nell’uso dello strumento? Non sarebbe stato meglio fare qualche corso di recupero, allora, invece che ripartire da zero e riformare tutti i 600 (cosa non conteggiata ma che adesso il Comune dovrà necessariamente fare)?

      5. Ultima domanda: perché nell’atto non si è riportata la valutazione comparativa richiesta da Agid per l’acquisto del software? Magari uno schema di raffronto su costi e qualità sarebbe stato utile. O no?

Tutte domande a cui servirebbe una risposta.

Sonia Montegiove

Sonia Montegiove

Responsabile editoriale di Tech Economy.
Presidente dell’Associazione LibreItalia, è analista programmatore e formatore. È giornalista per passione ed è entrata a far parte della redazione di Girl Geek Life , convinta che le donne possano essere avvicinate alle nuove tecnologie scrivendo in modo chiaro e selezionando le notizie nel modo giusto.

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