Beyond Document Management

L’analogico, il digitale e l’agenesia (aziendale) del corpo calloso

brain

L’agenesia del corpo calloso è una rara malattia congenita del cervello. Consiste (più o meno: mi perdonino i neurologi) nell’assenza del corpo calloso, che è quell’insieme di fibre nervose che – un po’ come un cavo in fibra ottica – garantiscono la comunicazione tra l’emisfero sinistro e quello destro. L’assenza di quello che potremmo definire un vero e proprio backbone che collega la parte della logica con quella con quella dell’istinto non è mortale, ma certo non si vive bene. Chi è affetto da agenzia del corpo calloso non riconosce le emozioni nei volti dei propri interlocutori, non comprende l’umorismo, non riesce ad afferrare il pensiero astratto. Insomma, non è una bella vita. La dimensione emotiva e quella razionale, le vecchie soluzioni a nuovi problemi e le nuove soluzioni a vecchi problemi, la visione di dettaglio e quella globale, il metodo e l’intuito, a capacità di scomporre e quella di ricomporre il reale: tutti elementi che dipendono da un buon funzionamento di questi due emisferi. Il che vuol dire un funzionamento integrato, sinergico, complementare.

Ma l’agenesia del corpo calloso non colpisce solo gli esseri umani. Quella che per gli esseri umani è una malattia rara, infatti, per le aziende diventa una vera e propria condizione endemica.

L’agenesia aziendale del corpo calloso colpisce moltissime organizzazioni: quelle pubbliche come quelle private, le aziende come le associazioni, le strutture di business come il mondo del no profit. Tutte strutture troppo spesso incapaci di rendersi conto di come non esistano più “on-line” ed “off-line”, “reale” e “virtuale”.

Non esistono due dimensioni distinte e separate, due mondi che non si parlano proprio come non si parlano gli emisferi destro e sinistro del cervello dei malati di agenesia del corpo calloso. Esistono, semmai, una dimensione analogica ed una digitale della stessa realtà: dimensioni tanto più efficaci quanto più intrinsecamente collegate.

Eppure – malgrado si stia entrando nell’era dell’Internet of Things – ancora oggi le organizzazioni, pur essendo talora teoricamente convinte della necessità di un “passaggio al digitale”, nella pratica rimangono ancorate ad una visione strategica nella quale analogico e digitale rimangono due mondi distinti.

Mondi che entrano in collisione soprattutto quando la dimensione analogica e quella digitale rischiano – piuttosto che funzionare sinergicamente – di entrare in conflitto. Avviene quando i due contesti si toccano e si sovrappongono; quando le esigenze del “materiale” – lungi dall’essere superate – si incontrano e si scontrano con quelle dell’immateriale.

Dimensioni che collassano in particolar modo quando si affronta il tema della gestione del ciclo di vita dei dei documenti: quei documenti all’interno dei quali si trova una parte importante del capitale intellettuale di una organizzazione. Ma nel momento in cui il capitale intellettuale diventa sempre più importante ed il ciclo di vita dell’informazione sempre più breve, non ci si possono più permettere le discrasie e le inefficienze derivanti da una condizione patologica. Se in un economia analogica l’agenesia aziendale del corpo calloso poteva essere tollerata, ora non lo è più.

Negroponte aveva preconizzato già nel 2000 uffici senza carta, tuttavia la realtà ha abbondantemente dimostrato la fallacia di tale previsione. E negli uffici odierni, strabordanti di carta, non è prevista a breve un’inversione di tendenza. Mai fidarsi dei guru.

Il vero problema, al di là di stucchevoli quanto inutili retoriche, non è quello di eliminare totalmente la carta, ma di ottimizzarne l’uso integrandola dinamicamente nei processi aziendali. Così che non esistano un sistema informativo digitale ed un analogo e parallelo sistema informativo analogico (ogni riferimento ai rischi della fatturazione elettronica nella PA è puramente casuale) ma i due ecosistemi si integrino in maniera flessibile. Carta e bit non sono in antagonismo. Non sono due fazioni l’un conto l’altra armate. Non sono due squadre di calcio per cui tifare. Sono due dimensioni che convivono e – ci piaccia o no – conviveranno a lungo. È un dato di fatto, questo, che determina le condizioni di base di una convivenza che, se opportunamente organizzata, è tutt’altro che difficile. Certo, servono e serviranno soluzioni integrate di gestione dei flussi documentali. I documenti non sono elementi statici. Non sono “fotografie” della conoscenza. Sono piuttosto – oggi – frame di un film: parti di un divenire dinamico e fluido che contribuisce allo sviluppo del capitale intellettuale dell’organizzazione.

In ogni buon film la regia è un elemento indispensabile. Per superare quindi l’agenesia aziendale del corpo calloso è necessaria una buona regia. Regia per la quale servono strumenti e metodologie. Il document management diventa quindi un punto di partenza indispensabile per governare un processo di cambiamento continuo dalla cui efficacia dipende la capacità delle organizzazioni di innovare e di innovarsi. Di tutto ciò parleremo, grazie alla nostra partnership con Canon Italia, nel nostro nuovo canale: Beyond Document Management.

Chief Editor di TechEconomy.
Docente universitario, giornalista, advisor per le Nazioni Unite.

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