Beyond Document Management

Document Management Service: l’importanza dei documenti digitali in azienda

DMS

Oggi – è noto – una delle sfide più complesse e strategiche per le aziende è la gestione delle informazioni: circa il 79% delle società, secondo i dati di AIIM Europe, distribuisce documenti riservati solo in forma cartacea, con la perdita di un documento su 5 da parte del 44% degli utenti. Questo dato cresce in modo importante nelle PMI e si abbatte solo nelle aziende che hanno adottato e implementato processi di gestione di documenti e informazioni in formato digitale.

Secondo un sondaggio di NetConsulting del 2014 commissionato da Canon si evidenzia come, in un anno, vengano stampate quasi 2 milioni di pagine per azienda, con un picco di oltre 3,5 milioni nel settore logistico. Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire le quantità maggiori di documenti cartacei (citati al primo posto per volumi generati dal 60,8% degli intervistati del sondaggio).

Dai dati della ricerca inoltre emerge un quadro abbastanza chiaro: la digitalizzazione dei documenti e la dematerializzazione delle informazioni sono temi centrali per la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei processi. Questi obiettivi infatti vengono indicati al secondo posto nella classifica delle esigenze delle aziende, ma per riuscire a raggiungerli occorre implementare un sistema di gestione documentale e creare una cultura organizzativa realmente orientata al digitale.

La gestione digitale dei documenti e delle informazioni è l’unica strada a disposizione delle aziende per essere veloci, organizzate e proporsi sul mercato con efficacia” spiega Teresa Esposito, Marketing Director Business Imaging Group presso Un ulteriore vantaggio è quello di fornire risposte puntuali ai clienti, aumentandone la fidelizzazione.” Per questo, sottolinea Esposito, è riduttivo pensare al digitale solo in chiave di sicurezza per le imprese, è  necessario ampliare la portata della riflessione: “Canon Italia, ad esempio, offre alle aziende strumenti e processi che semplificano al massimo l’intero iter della gestione documentale, permettendo di accorciare i tempi di gestione delle informazioni.” Ciò dimostra, ancora una vota, che “oggi è importante, e lo è anche per Canon, passare a una gestione delle informazioni a 360°. L’unico modo per farlo è il digitale, ovviamente.”

Dalla cultura digitale ai Managed Document Service

Piles of filesDigitalizzare i documenti non è sinonimo di “scansionare” la carta e archiviarla in pdf, che pure è una parte del processo. Ma quello che nelle imprese diventa fondamentale è, piuttosto, creare una vera cultura del digitale nella gestione delle informazioni. Come infatti scrive Daniele Marazzi, della School of Management del Politecnico di Milano, “si tratta di un cammino in più tappe: rinunciare alla carta per archiviare le informazioni; strutturare le informazioni in basi di dati; gestire le informazioni non più attraverso il supporto statico dei documenti, bensì con flussi digitali di dati strutturati. Raggiungere ciascuna di queste tappe comporta l’introduzione di elementi d’innovazione diffusa: di carattere organizzativo, di riprogettazione dei processi e – soprattutto – di stampo culturale”. Proprio in questa direzione si stanno sviluppando i Managed Document Service (MDS) che società specializzate stanno offrendo ad aziende ed organizzazioni.

MDS, in sostanza, è un sistema di gestione totale che ha il compito di ottimizzare i processi di output e di management che ruotano intorno ai documenti e ai flussi informativi, dal momento della produzione all’archiviazione, dalla corretta gestione dei dati durante le fasi operative fino agli aspetti legati alla sicurezza, dalla stampa fino al monitoring dell’impatto ambientale. Un servizio di questo tipo è una soluzione interessante alla sfida della dematerializzazione e della riduzione dei costi. Ma quali sono, oggi, gli elementi che rendono MDS fondamentale per le imprese?

  • Il monitoring in cloud: MDS è in grado di monitorare la posizione dei documenti sensibili e il loro stato; il monitoring si applica però anche alle strumentazioni di stampa, per tenerne sempre sotto controllo il livello di utilizzo (e quindi di spesa).
  • Il sistema di intelligence: i servizi di gestione documentale hanno anche un sistema interno di intelligence in grado di restituire dati e grafici in real time sull’utilizzo dei documenti, delle stampanti, dei device e sul comportamento degli utenti che interagiscono con essi; inoltre il sistema, attraverso algoritmi, consiglia le modalità con cui migliorare l’efficienza delle macchine ed abbattere tempi e costi di gestione.
  • La digitalizzazione dei workflow: una delle più grandi perdite di tempo nelle aziende consiste nella ricerca di file e documenti negli archivi aziendali e nei faldoni; MDS è in grado di accedere, sia dalle postazioni di lavoro che in mobilità, a tutti i documenti aziendali archiviati, in modo da ottimizzarne la ricerca ed evitare la perdita di dati importanti.
  • Servizi JIT (Just in Time): il monitoring costante dei documenti, dei processi di stampa e dei macchinari rende possibile l’intervento tempestivo (e attivato automaticamente) dei tecnici per eventuali riparazioni o dei fornitori per l’acquisto di toner, carta e altri materiali.
  • La sicurezza è una componente essenziale di un sistema di gestione documentale: garantisce l’accesso a dati sensibili solo ad alcuni utenti e ne monitora l’utilizzo. Non è raro che documenti sensibili, non accuratamente controllati e monitorati, possano essere divulgati (banalmente anche lasciandoli nella fotocopiatrice per distrazione).

Uno studio di Canon Italia evidenzia però che il 56% delle aziende italiane rimane saldamente ancorato all’utilizzo della carta, con punte del 62% nel settore Finance. A questo si contrappone il settore dei Servizi (nel quale un peso rilevante è assunto dalle aziende del Travel & Trasportation), il cui livello di digitalizzazione supera il 50%. Ciò significa che, a fronte dei profondi vantaggi economici e organizzativi per le imprese, la gestione documentale digitale è ancora uno “scoglio” su cui le imprese tendono a scontrarsi.

La strada è certamente avviata e i nuovi trend legati al mobile e all’uso in azienda di device personali utilizzati per lavorare, imporranno sempre maggiore riflessione sulla necessità di organizzare in modo razionale e sicuro la mole di documenti prodotta ogni giorno. E anche di monitorarne stati di avanzamento e lavorazione in modo agevole e automatico. I servizi di Document Management che offrono un sistema integrato di gestione in grado di abbattere i costi e i tempi di lavoro, aumentare la sicurezza, monitorare i livelli di spesa, ottimizzare i processi attraverso sistemi di feedback in real time e analizzare l’impatto ambientale per dirigere l’azienda verso un approccio più “ecologico” della stampa, sono certamente una risposta valida alla sfida dell’innovazione dei processi di gestione documentale.

Le imprese stanno riconsiderando sempre di più i propri processi documentali” conclude Teresa Esposito “soprattutto adottando una visione più ampia e flessibile. I processi digitali, semplificati dalla tecnologia cloud e dal mobile, rappresentano oggi una delle migliori ricette che le aziende possono prendere in considerazione e in questo ambito. I servizi offerti da Canon possono di sicuro fare la differenza.”

Eugenio Maddalena

Eugenio Maddalena

Consulente di comunicazione digitale e formatore, è appassionato delle dinamiche che riguardano l’impatto delle nuove culture digitali all’interno della società, dal business alla politica. Nasce nel 1987, anno in cui si sono sciolti gli Smiths e sono nati i Nirvana.

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