Torrenti quotidiani di si rovesciano chiassosi nella posta elettronica di ognuno di noi. La selezione richiede tempo, attenzione e pazienza, beni che spesso scarseggiano. Difficile, sempre più difficile “bucare lo schermo” dei pc (e degli smartphone), ottenendo che la propria abbia, se non la certezza, almeno buone possibilità di essere notata e “promossa” alla lettura. Perciò, quando invii un’, cerca di aiutare il tuo destinatario nel gravoso compito quotidiano della selezione tra l’imprescindibile, l’interessante e il superfluo; con un po’ di cura puoi rendiglielo meno arduo. Magari inconsapevolmente, ma di certo te ne sarà grato.

Ecco dunque qualche suggerimento, qualche indicazione di massima,  applicabile a parecchie tipologie di e-mail (non a tutte, certo). Si tratta non di norme vincolanti, ma piuttosto di spunti su cui riflettere prima di cominciare a ‘costruire’ una comunicazione da inviare via e-mail.

Chi ben comincia è a metà dell’opera
Fai in modo che la tua e-mail sia riconoscibile ancora prima di essere aperta; chi la riceve deve poter capire in un colpo d’occhio da chi proviene e di che cosa tratta.

  1. Mittente:
    Chi sei? Fatti riconoscere: setta la tua posta elettronica in modo che risulti evidente che proviene da “Nome Cognome – Azienda”. Le e-mail che arrivano, ad esempio, da “Info” senza null’altro già puzzano di vaghezza, se non di spam.
  2. Oggetto:
    Cosa vuoi? Indica in modo chiaro e sintetico qual è il contenuto della tua comunicazione.
    Ad esempio: invito (conferenza stampa, seminario, convegno, presentazione prodotto/servizio ecc.), tema, data, nomi di interesse.


Entriamo nel merito
Quando il destinatario apre il messaggio, si trova davanti una serie di elementi che concorrono alla valutazione globale della rilevanza complessiva del messaggio.

  1. Destinatario: se invii la tua e-mail ad un singolo destinatario, è tutto semplice: ti rivolgi a lei/lui con nome e (se necessario) cognome, preceduto dal titolo (quando serve), usando il ‘tu’ o il ‘lei’ a in base al tipo di relazione che c’è.
    Quando invece l’e-mail viene spedita ad una pluralità di destinatari, allora fai attenzione:- Se i destinatari sono ‘in chiaro’, cioè tutti possono vedere a chi altri quella comunicazione è stata inviata, allora usa pure la forma plurale. In questo caso a chi legge è ben chiaro che fa parte di una collettività.- Se invece i destinatari sono ‘nascosti’, ogni singolo lettore non sa in che tipo di ‘insieme’ è stato inserito e con quale criterio, anche se (probabilmente) si rende conto di far parte di un ‘gruppo’.  In questo caso è preferibile l’uso della forma singolare. Rivolgersi ad una pluralità ignota, infatti, non farebbe altro che rimarcare ad ogni destinatario che è stato inglobato in una ‘comitiva’, a propria insaputa e per di più con gli occhi bendati!
    Meglio allora rivolgersi a ciascuno singolarmente. Leggere “Cari tutti” quando nel campo destinatario campeggia un bel “undisclosed recipient”, o magari l’indirizzo dello stesso mittente, può persino… risultare irritante.
  2.  Il messaggio:
    Lascia perdere le premesse (tanto più  se si tratta delle consuete autoincensatorie presentazioni di aziende sempre leader- del-settore o di servizi/prodotti ineguagliabili).
    Vai subito al punto e snocciola sinteticamente, nel primo paragrafo,  le informazioni essenziali (cosa, chi, quando, dove, come e magari anche perché).
    Gli approfondimenti sono consentiti nei paragrafi successivi, ma senza esagerare: la cosa migliore è rinviarli a pagine web opportunamente linkate nel testo.
    Magari, se necessario, aiuta il lettore con punti elenco ed evidenziazioni (in bold) di parole-chiave o brevi frasi (ma non di interi periodi, per carità!).
    Dai respiro al testo (e a chi lo legge!) inserendo uno spazio bianco tra un paragrafo e l’altro.
    E ricorda: mai più di un concetto per paragrafo.
    Un’e-mail lunga e densa scoraggia. Un testo sintetico, asciutto e chiaro ha molte più possibilità di essere letto fino in fondo.
  3. Sui saluti non c’è bisogno di tante raccomandazioni. Una per tutte: oltre alle consuete formule di cortesia, declinate a seconda del tipo di comunicazione,  della circostanza e del tipo di relazione esistente, è sempre bene evitare toni perentori per sollecitare una risposta o un feedback. Inutile sottolineare che sono scortesi.
  4. Assicurati che nella firma ci siano gli elementi essenziali per la tua riconoscibilità (ruolo, azienda, recapiti).

Queste sintetiche e molto generali considerazioni sono solo un punto di partenza e sono dettate dall’esperienza e dalla pratica quotidiane: ho iniziato parecchio tempo fa a valutare il “coefficiente di irritabilità” delle comunicazioni che ricevo via e-mail e quali sono i singoli aspetti che di volta in volta risultano più disturbanti. Con lo scopo preciso o di evitarli quando tocca a me comunicare.
Puoi provare anche tu. E  poi, semplicemente, cerca di non fare agli altri ciò che non vorresti fosse fatto a te!

 N.B. Sull’uso della posta elettronica esiste ormai una robusta “manualistica”, anche se… ancora troppo poco applicata! Se vuoi approfondire l’argomento ti consiglio di dare un’occhiata alle preziose indicazioni contenute nelle slides Come sopravvivere all’e-mail,  pubblicate da Giacomo Mason qualche tempo fa, ma sempre validissime.

 

Chiara Calzavara

Si occupa da tempo di comunicazione online e social media.
Salpata dal giornalismo, ha navigato per l’ufficio stampa e la comunicazione istituzionale, per tuffarsi in Rete quando gli anni cominciavano ancora per 1. Ha visto il web spegnere le candeline 2.0 e gli spazi digitali popolarsi di nuvole… ma non ha ancora perso il gusto per le novità.

 

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