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“Ma ‘ndo vai se la Social Media Policy nun ce l’hai?”

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Seguici su Twitter”, “Siamo su Youtube”, “Visita la nostra pagina Facebook”. Dai manifesti agli spot televisivi, dalle pagine dei giornali ai cartelloni promozionali negli stadi, le imprese non perdono occasione di comunicarci che sono ormai presenti sui principali Social Media.
L’utilizzo del Web sociale in ambito imprenditoriale è ormai fenomeno assai diffuso e consolidato. Si è infatti affermata l’idea per cui mantenere – attraverso i Social Media – un contatto diretto e proficuo con i consumatori rappresenti un’incredibile opportunità.

L’utilizzo dei social network in azienda è importante anche in quanto consente di attrarre le migliori risorse lavorative. Secondo un recente studio, circa un terzo dei giovani lavoratori (tra i 21 e i 29 anni) ritiene proprio diritto accedere ai Social Networks dal lavoro; la gran parte di essi si informa sulle politiche aziendali (oltre che sullo stipendio) fin dal primo colloquio e privilegia le offerte delle società che non vietano l’uso dei Social Media in azienda.

Social media in azienda: opportunità e…rischi

A fronte dei benefici che possono essere conseguiti attraverso l’uso dei Social Network, vi sono alcuni importanti rischi per l’azienda:

– perdita di produttività del personale;
– danni all’immagine aziendale provocati da un uso scorretto (quelli che su TechEconomy vengono chiamati “#EpicFails”);
–  contenzioso con il personale o con gli utenti a causa di contenuti inappropriati;
–  perdita di informazioni confidenziali.

Basti pensare, che secondo un’indagine di Symantec, negli ultimi dodici mesi, soltanto la diffusione di notizie riservate attraverso i Social Media ha prodotto danni per circa 4 milioni di dollari.

Si è quindi affermata la prassi per cui, le imprese – ma anche le amministrazioni, gli organi di informazione e i politici – debbano predisporre un apposito documento denominato (SMP) che ha l’obiettivo dichiarato di ridurre al minimo i rischi connessi all’utilizzo aziendale dei Social Network.

Cos’è una Social Media Policy?

La SMP è un documento composto da due parti:

Social Media Policy interna: in cui vengono specificate le regole di comportamento dei dipendenti e dell’organizzazione in relazione all’uso dei Social Network;
Social Media Policy esterna: in cui viene regolato il rapporto tra azienda e utenti.

La Social Media Policy interna è, di norma, rivolta solo al personale e fornisce, tra le altre, le seguenti indicazioni:
A) le modalità con cui viene gestita la presenza Social dell’azienda dal personale (titolarità degli account, riservatezza dei codici di accesso, “regole d’ingaggio” nella gestione dei commenti);
B) Il codice di comportamento che i dipendenti devono rispettare nell’uso dei Social Media, eventualmente anche in ambito privato (possibilità e limiti all’accesso al Web sociale dal posto di lavoro, possibilità di indicare la propria appartenenza all’azienda anche sui profili personali, possibilità di interagire con la presenza aziendale).

Invece, nella Social Media Policy esterna, al fine di evitare contestazioni e contenzioso, vanno indicate chiaramente:
1) le finalità perseguite sui Social Network;
2) il tipo di contenuti che saranno pubblicati;
3) i comportamenti consentiti (ad es. come saranno trattati Spam, OT e post inappropriati?);
4) l’informativa ai sensi della normativa in materia di riservatezza dei dati personali (c.d. “privacy policy”);
5) i contatti a cui gli utenti possono rivolgersi (ad esempio per segnalare abusi o violazioni del copyright).

Social Media Policy: quattro suggerimenti

Scrivere una buona SMP è complesso, ma non difficile; può aiutare seguire alcuni semplici consigli:

1. Scrivete in modo da essere letti: le policy non devono essere necessariamente lunghe e scritte in legalese. L’obiettivo della SMP non è solo quello di tutelare l’azienda in caso di giudizio, ma quello di essere conosciute, evitando il contenzioso con soddisfazione di tutti: impresa, dipendenti e consumatori.

2. Non copiate, ma leggete le policy degli altri: la SMP è un vestito che dev’essere cucito addosso ad ogni specifica realtà. Può essere utile ispirarsi a quello che hanno fatto gli altri, ma senza farsi condizionare eccessivamente: il copia&incolla produce più problemi di quanti ne risolve.

3. Non riempite le policy di divieti ma spiegate a dipendenti e utenti quali sono i comportamenti corretti: le policy più rigide sono, di solito, le meno efficaci.

4. Non imponete il documento dall’alto. Le Social Media Policy, di norma, sono scritte dagli uffici del personale con l’aiuto di qualche consulente (legale) in quanto si tratta di documenti assai delicati. Tuttavia, se ne avete la possibilità – prima di adottarlo definitivamente – condividetelo con i vostri dipendenti, chiedendo il loro feedback. Vi stupirete di quanti spunti interessanti riceverete.

Ernesto Belisario

Avvocato, specializzato con lode in Diritto Amministrativo e Scienza dell’Amministrazione. Si occupa, per professione e per passione, di diritto delle nuove tecnologie e di diritto amministrativo. Docente presso l’Università degli Studi della Basilicata, è relatore in convegni, incontri e seminari sulle materie di attività e tiene lezioni in Master Universitari, corsi di formazione e specializzazione.

Autore di numerose pubblicazioni (cartacee e digitali) sui temi del Diritto Amministrativo e dell’Information Technology Law, è Vice Direttore del Quotidiano di informazione giuridica “LeggiOggi.it” e componente del Comitato Scientifico della Rivista “E-Gov” di Maggioli. È referente del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Potenza presso la Fondazione Italiana per l’Innovazione Forense (FIIF) e componente del Gruppo di Lavoro per i giovani avvocati del Consiglio Nazionale Forense.
È socio fondatore e segretario generale dell’Istituto per le Politiche dell’Innovazione e Presidente dell’Associazione Italiana per l’Open Government; oltre al proprio blog (“Diritto 2.0”), è tra i curatori di “TheNextGov”, uno spazio sul sito de “L’espresso” in cui parla di nuove tecnologie e innovazione in ambito pubblico.

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